Cara Mengotomatiskan Formulir Microsoft Word dengan Bidang Kustom

Bagaimana-Untuk

OlehRyan Dube

Terakhir diperbarui saat11 Februari 2019

Baik Anda seorang pelajar atau pekerja kantoran, hampir setiap orang memiliki kebutuhan untuk menggunakan dokumen setiap saat. Beberapa pekerjaan bahkan mengharuskan Anda membuat surat, formulir, atau dokumen lain yang sama dengan jadwal reguler. Menggunakan bidang khusus dalam dokumen Anda dapat menghemat banyak waktu. Berikut ini adalah apa yang mereka lihat dan bagaimana menggunakannya.

Apa itu Bidang Kustom?

Bidang khusus memungkinkan Anda membuat dokumen generik yang dapat digunakan kembali untuk tujuan lain. Melakukan ini memungkinkan Anda merampingkan proses Anda, dan itu bisa membuat Anda menjadi pekerja atau siswa yang sangat efisien.

Ada banyak cara Anda dapat menggunakan bidang khusus. Anda bisa membuat surat formulir dengan bidang khusus yang bisa Anda gunakan untuk menyesuaikan untuk siapa pun Anda mengirimnya. Anda dapat menggunakannya untuk membuat survei atau formulir pengumpulan data yang dapat Anda gunakan kembali terlepas dari informasi yang perlu Anda kumpulkan. Mengambil pendekatan ini bisa menghemat waktu berjam-jam karena Anda tidak perlu membuat ulang dokumen berulang kali.

Cara Membuat Bidang Kustom

Menggunakan bidang khusus dalam Microsoft Word jauh lebih mudah daripada yang Anda harapkan. Hal pertama yang harus dilakukan adalah memutuskan jenis dokumen apa yang akan Anda buat, dan kata-kata atau frasa apa yang akan Anda sesuaikan.

Misalnya, katakanlah Anda ingin membuat surat yang Anda gunakan untuk mengirim penawaran kepada klien Anda. Anda dapat menulis surat satu kali, dan kemudian mengidentifikasi bidang surat yang ingin Anda sesuaikan.

Jadi, dalam contoh ini, Anda ingin membuat tiga bidang khusus; nama penerima, jumlah pekerjaan, dan nama perusahaan. Untuk mengatur bidang khusus itu, masuk ke menu Info di Word, dan di sisi kanan layar klik pada panah dropdown di sebelah Properti> Properti Lanjut.

Di jendela sembul ini, Anda bisa menambahkan bidang penerima berdasarkan nama. Pilih "teks" sebagai jenis, dan nilainya. Klik Menambahkan, lalu baik.

Dalam dokumen Anda, Anda dapat menyorot nama "John" dalam surat asli Anda. Di menu Word, klik pada Memasukkan menu, klik dropdown Quick Parts, dan pilih Fields. Di jendela sembulan, klik DocProperty dibawah Nama bidang, dan klik Penerima (atau apa pun yang Anda beri nama bidang) di bawah Properti.

Ketika Anda mengklik baik, ini akan memperbarui teks yang disorot kami dengan bidang (dan nilai bidang) yang Anda tetapkan. Sekarang, Anda bisa kembali ke Properti Tingkat Lanjut lagi, dan tambahkan sisa bidang.

Setelah selesai menambahkan semuanya, Anda akan melihat semua bidang khusus Anda tercantum di Properti kotak.

Jika Anda pernah membuat perubahan apa pun pada nilai bidang kustom Anda, untuk memperbarui nilai-nilai itu dalam dokumen yang sebenarnya, Anda hanya perlu mengklik kanan pada bidang tersebut dan mengklik Edit Field.

Saat Anda perlu menulis surat baru ke penerima baru, Anda tidak perlu menulis surat dari awal. Cukup buka dokumen yang Anda buat untuk penerima terakhir, masuk ke area Advanced Properties, dan perbarui semua bidang untuk klien baru yang Anda kirimi surat. Perbarui nilainya, dan klik Memodifikasi tombol.

Ini akan memperbarui nilai dalam Properti bagian. Setelah selesai memperbarui semua bidang khusus di Properti Tingkat Lanjut, Anda dapat kembali ke dokumen, menyorot bidang, dan memperbaruinya.

Mengapa Menggunakan Bidang Kustom?

Menggunakan bidang khusus adalah cara yang fantastis untuk mengurangi waktu yang Anda habiskan menulis surat atau mengirim segala bentuk komunikasi tertulis kepada orang-orang. Jika Anda perlu melakukan hal seperti ini secara teratur, buat surat template Anda dengan bidang khusus, dan Anda tidak perlu menulis surat itu lagi. Tetapi ada beberapa kasus penggunaan lainnya untuk mereka.

Faktur

Satu hal yang hampir setiap bisnis perlu lakukan adalah faktur klien yang Anda hasilkan produk atau layanan. Jika Anda adalah bisnis kecil, Anda mungkin tidak dapat membeli perangkat lunak akuntansi yang menghasilkan faktur untuk Anda, jadi Anda harus membuat faktur dari awal.

Banyak pemilik bisnis kecil memilih menggunakan Excel atau Word untuk mengumpulkan faktur. Jika Anda menggunakan Word, Anda dapat merampingkan proses faktur dengan membuat setiap item baris di bawah setiap kolom menjadi bidang khusus. Anda hanya perlu membuat bidang khusus untuk setiap sel, seperti yang Anda lakukan untuk setiap bidang dalam contoh surat di atas. Lalu, buat faktur "templat" pertama Anda dan cukup masukkan "N / A" ke setiap sel.

Setelah membuat spreadsheet templat, Anda dapat menentukan sel mana yang masing-masing bidang isiannya terhubung dengan mengklik kanan pada teks di dalam sel dan mengklik Edit Field.

Ini memungkinkan Anda memilih bidang khusus mana yang ditugaskan ke sel itu. Telusuri semua sel dan tetapkan bidang khusus dengan cara ini.

Setelah selesai, saat berikutnya Anda perlu membuat faktur, Anda bisa membuka templat, dan masuk ke area Properti Tingkat Lanjut. Dalam Adat tab, cukup buka semua bidang khusus dan isi nilainya sesuai dengan kebutuhan faktur bulan Anda saat ini. Ini jauh lebih cepat dan jauh lebih efisien daripada mendesain seluruh faktur Anda dari awal.

Garis besar

Area lain yang dapat menghemat waktu dan membuat hidup Anda sedikit lebih efisien adalah menggunakan bidang khusus untuk membuat garis besar. Pendekatan ini benar-benar hanya berfungsi jika Anda adalah seseorang yang sering mengumpulkan garis besar standar dengan jumlah item serupa di dalamnya. Sesuatu seperti silabus untuk seorang profesor perguruan tinggi.

Dalam kasus ini, setiap item baris dapat didefinisikan sebagai seluruh bidang. Kemudian dari satu tempat di Properti Lanjutan, Anda bisa saja menggulir ke bawah dan menentukan garis besar Anda di satu tempat. Ini akan memungkinkan Anda menjaga header umum dan area lain dari garis besar yang tidak berubah. Dan hanya fokus pada item baris yang akan berbeda.

Survei

Cara yang sangat berguna untuk menggunakan bidang khusus adalah untuk membuat survei atau kuesioner. Jenis dokumen ini dapat terdiri dari serangkaian pertanyaan, masing-masing dengan baris kosong setelahnya.

Ada dua pendekatan untuk menggunakan formulir kustom dengan dokumen seperti itu tergantung pada apa yang perlu Anda lakukan. Jika Anda memberikan survei kepada siswa, misalnya, Anda bisa mendefinisikan bidang kosong sebagai bidang khusus. Lalu, siapa pun yang mengisi formulir bisa menggunakan kotak Properti Tingkat Lanjut untuk mengisi jawaban mereka, semuanya dalam satu baris.

Pilihan lain adalah untuk skenario di mana seorang guru sering perlu membuat tes yang terdiri dari pertanyaan dan jawaban. Dalam hal ini, pertanyaannya mungkin perlu diubah setiap tahun. Guru dapat mendefinisikan setiap pertanyaan sebagai bidang khusus, dan pada awal tahun, cukup masuk dan memperbarui pertanyaan. Ini menghindari kebutuhan untuk sepenuhnya membuat dan memformat ulang dokumen uji. Pemformatan dilakukan hanya sekali. Dengan memperbarui bidang khusus Anda membuat dokumen yang sama sekali baru tanpa harus melakukannya dari awal.

Formulir Informasi

Kasus penggunaan terakhir untuk bidang khusus ini adalah formulir. Jika Anda memiliki beberapa informasi yang perlu Anda kumpulkan di tempat kerja atau di rumah. Anda dapat membuat formulir seperti ini, yang memungkinkan Anda mengumpulkan dan mendokumentasikan informasi itu dengan cepat. Seperti yang Anda lihat, ini sangat mirip dengan skenario survei di atas, tetapi itu akan menjadi dokumen yang Anda buat yang akan memungkinkan Anda untuk berulang kali mengumpulkan informasi yang sama berulang kali.

Dengan mendefinisikan kosong dalam formulir ini sebagai bidang, Anda bisa masuk ke Properti Tingkat Lanjut, dan mengisi data formulir dalam hitungan detik hingga menit. Pendekatan ini dapat secara signifikan mengurangi upaya pengumpulan data, menghemat waktu Anda (atau karyawan Anda yang mengumpulkan data untuk Anda).

Kesimpulan

Seperti yang Anda lihat, bidang khusus adalah cara terbaik untuk menjadikan diri Anda atau bisnis Anda lebih efisien. Kasus penggunaan yang diuraikan di atas hanya sampel kecil. Setiap jenis dokumen yang sebagian besar dokumennya mirip dan hanya bagian-bagian tertentu yang berubah adalah kandidat untuk pelurusan dengan bidang khusus.

Pikirkan beberapa jenis dokumen yang Anda hasilkan atau kerjakan setiap hari, dan Anda mungkin akan terkejut mengetahui bagaimana menggabungkan beberapa bidang khusus dapat menghemat banyak waktu.