Cara Mengonfigurasi dan Mengelola Arsip Otomatis Di Outlook 2010

Bagaimana-Untuk

OlehAustin

Terakhir diperbarui saat20 Agustus 2021

Sejak awal Outlook, Microsoft selalu menyertakan Arsip dan Arsip Otomatis fitur, dan Outlook 2010 tidak terkecuali. Fitur Arsip Otomatis secara otomatis memindahkan atau menghapus email lama dari Kotak Surat Utama Anda ke File Data Arsip yang disimpan di hard drive lokal Anda. File-file ini disebut file .PST. Di masa lalu, ketika File Outlook .PST memiliki batas 2 GIG, fitur Arsip jauh lebih penting karena mengarsipkan email lama dari file .PST Utama Anda dan menjadi file Archive.pst. Meskipun demikian, meskipun file .PST di Outlook 2010 memiliki batas 20 Gig, tetap merupakan ide yang baik untuk membiarkannya mengelola email lama Anda agar file .PST Anda tetap kecil dan kinerja sistem meningkat.

Apa Fungsi Fitur Arsip Otomatis?

Arsip Otomatis mengurangi ukuran kotak surat dengan menghapus atau memindahkan item lama ke file data arsip atau .PST. Prosesnya bekerja hampir sama baik Anda menggunakan Microsoft Exchange di tempat kerja atau IMAP atau POP dari pengaturan rumah atau bisnis kecil. Ini pada dasarnya seperti mengambil beberapa tumpukan kertas dari meja Anda dan menempatkannya di lemari arsip akses cepat yang terorganisir atau file .PST, seperti yang disebutkan di atas. Proses ini berbeda dengan mengekspor dalam dua cara. Mengekspor akan memungkinkan Anda untuk memindahkan email ke beberapa format eksternal yang berbeda, sedangkan Pengarsipan hanya memungkinkan Anda memindahkan email lama ke file .pst atau menghapus email seluruhnya. Pengarsipan juga memungkinkan akses yang lebih mudah ke email lama karena ada tab di panel navigasi Outlook. Tentu saja, Anda juga dapat mengatur Arsip Otomatis untuk menghapus email lama Anda juga.

Cara Mengaktifkan Arsip Otomatis Default Untuk Semua Folder Outlook 2010

1. Di Microsoft Outlook dan klik Mengajukan menu dan pilih Pilihan.

2. Di menu Opsi, klik Canggih tab lalu klik Pengaturan Arsip Otomatis tombol.

3. Klik kotak centang untuk Jalankan AutoArchive setiap [14] Hari. Dari sini, Anda dapat menyesuaikan lebih lanjut pengaturan AutoArchive untuk Outlook 2010; namun, secara default, setelah diaktifkan, Arsip Otomatis akan memindahkan (tidak menghapus) semua email yang lebih lama dari enam bulan ke dalam file Archive.pst. Saya sarankan Anda menyimpan Konfirmasi sebelum Arsip Otomatis berjalan dicentang sehingga Anda akan diberi tahu setiap kali arsip terjadi. Anda akan terkejut betapa seringnya orang bertanya kepada saya tentang pesan yang hilang. Biasanya ini adalah fungsi AutoArchive. Setelah Anda memiliki pengaturan yang Anda sukai, klik Terapkan pengaturan ini ke semua folder sekarang.

Jika Anda mengikuti langkah-langkah di atas, AutoArchive mengaktifkan semua pesan Outlook Anda. Jika ada folder yang ingin Anda kecualikan dari Arsip Otomatis, atau jika Anda hanya ingin menerapkannya ke beberapa folder, kami juga dapat melakukannya. Outlook 2010 memungkinkan Anda untuk menyesuaikan pengaturan AutoArchive untuk setiap folder; begini caranya.

Ubah Pengaturan Arsip Otomatis Untuk Folder Outlook 2010 Tunggal

4. Di Outlook, lihat di panel navigasi sisi kiri. Dari sana, klik kanan folder apa saja dan pilih Properti untuk menyetel kebijakan Arsip Otomatisnya.

5. Pada jendela Inbox Properties yang muncul, klik tombol Arsip Otomatis tab. Di sini Anda dapat menyesuaikan pengaturan AutoArchive untuk folder ini atau bahkan menonaktifkan AutoArchive sepenuhnya.

Baiklah, sekarang kita tahu cara mengarsipkan folder secara otomatis. Tetapi bagaimana jika Anda tidak ingin menggunakan Arsip Otomatis sama sekali? Jika Anda bukan penggemar fitur otomatis, Anda masih dapat menggunakan Pengarsipan dengan menggunakan proses manual.

Cara Mengarsipkan Item Secara Manual

6. Di Outlook, klik tombol Mengajukan> Info tab menu dan pilih Alat Pembersih > Arsip.

7. Pada dialog Arsip yang muncul, pilih yang Folder yang kamu ingin Arsip. Proses ini hampir sama dengan AutoArchive, kecuali kesepakatan satu kali. Sesuatu yang berbeda adalah Anda bahkan dapat mengganti properti "Jangan Arsip Otomatis" jika Anda telah menerapkannya ke beberapa folder, tetapi itu opsional.

Di mana Item Arsip Outlook Berada?

8. Di Outlook, Anda dapat mengakses item yang diarsipkan dari folder Arsip di panel navigasi email sisi kiri.

9. Anda juga dapat mengakses arsip dari Outlook .pst file tempat mereka menyimpan. Anda bisa sampai di sana dengan mengklik File > Buka tab menu dan pilih Buka File Data Outlook.

10. Secara default, lokasi file .pst arsip Outlook adalah:

%UserProfile%DocumentsOutlook File

Jika Anda belum pernah menggunakan Pengarsipan di Outlook, cobalah. Ini pasti akan membantu menjaga semuanya tetap bersih dan memindahkan item email lama yang tidak digunakan dari file Kotak Surat/.PST Utama Anda. Ini juga cara yang bagus untuk menjaga agar ukuran file .PST tetap terkendali. Dan itu akan membantu kinerja sistem!

Bagaimana-Untuk

Cara Menemukan Kunci Produk Windows 11 Anda

Jika Anda perlu mentransfer kunci produk Windows 11 atau hanya membutuhkannya untuk melakukan instalasi OS yang bersih,...

Bagaimana-Untuk

Cara Menghapus Cache, Cookie, dan Riwayat Penjelajahan Google Chrome

Chrome melakukan pekerjaan yang sangat baik untuk menyimpan riwayat penjelajahan, cache, dan cookie Anda untuk mengoptimalkan kinerja browser Anda secara online. Cara dia...

Penawaran

Pencocokan Harga Di Toko: Cara Mendapatkan Harga Online Saat Berbelanja di Toko

Membeli di toko tidak berarti Anda harus membayar harga yang lebih tinggi. Berkat jaminan pencocokan harga, Anda bisa mendapatkan diskon online saat berbelanja di...