Apa File PST Outlook dan Mengapa Menggunakan Mereka... atau Tidak?

Hampir setiap orang yang saya ajak bicara di kantor mengeluh tentang ukuran akun email perusahaan mereka. Biasanya ini bukan masalah (tapi orang masih mengeluh) karena ketika kotak surat mendekati batasnya, kebanyakan server email (seperti Microsoft Exchange) akan memperingatkan pengguna sehingga mereka dapat membersihkan kotak surat sebelum server menegakkan batas ukurannya dengan membatasi kirim / terima dari server.

Sekarang, ini baik-baik saja dan keren sampai Anda pergi berlibur selama beberapa hari, peringatan ukuran email itu datang dan pergi, dan kemudian KABOOM !!! Kotak surat Anda LENGKAP, dan Anda tidak dapat lagi mengirim / menerima email dari ponsel Anda atau bahkan OWA (Outlook Web Access) dalam hal ini. Saya telah menerima panggilan jutaan kali. IPhone saya tidak dapat mengirim email, tolong!

• Jadi, apa yang harus dilakukan?
• Apakah ada solusi untuk kotak surat berukuran tidak cukup ini?
• Apa yang harus saya lakukan sebelum pergi berlibur?

Sekarang saya perkenalkan Anda dengan yang terkenal (menurut IT) File Outlook PST.

Apa itu file .PST Outlook?

• File Data Outlook atau file .PST Microsoft Outlook (karena lebih dikenal) dapat dibuat menggunakan Microsoft Outlook untuk memindahkan atau menyalin Email dan Lampiran dari akun Server Mailbox Anda ke lokal Anda PC. Pada dasarnya, ini adalah file Arsip atau Penyimpanan lokal yang Anda buat untuk menyimpan Email dan Lampiran pada Hard Drive komputer Anda, Drive USB atau Server Share (tergantung di mana Anda membuat dan menyimpannya).

Berapa banyak yang dapat Anda simpan di file Outlook .PST?

• Sebelum Outlook 2003/2007, file .PST hanya dapat menyimpan 2 Gigabytes Email dan Lampiran. Dengan Outlook 2003 dan Outlook 2007, format berubah memungkinkan file .PST tumbuh sesuai kebutuhan hingga ukuran lebih dari 20 Gigabytes kecuali standarnya konfigurasi diubah.
• Jujur, jangan biarkan mereka mendapatkan 20 Gigs. Itu adalah banyak ide yang lebih baik untuk menyimpan file .PST Anda tidak lebih besar dari beberapa pertunjukan. Jika Anda membutuhkan lebih banyak ruang penyimpanan, buat file .PST baru, bukan buat besar sekali Arsip .PST. Semakin besar file .PST, semakin besar kemungkinan korupsi dan kehilangan data (ditambah semakin sulitnya membuat cadangan anak nakal.) Anda dapat melampirkan sebanyak .PST file ke Klien Outlook Anda seperti yang Anda butuhkan sehingga hanya memisahkan email Anda secara logis di beberapa file .PST jika Anda perlu menyimpan lebih dari beberapa GIG lama surel.
• TIP - Jika Anda menggunakan file .PST untuk mengarsipkan email lama, kompres setelah Anda menyalin semua data lama ke dalamnya. Email biasanya hanya teks, jadi kompresnya SANGAT bagus.

Bagaimana saya bisa membuat file Outlook .PST?

• Ini MUDAH, berikut adalah beberapa panduan untuk Outlook 2007, 2013 dan 2016.

Mengapa menggunakan / membuat file .PST? Manfaat?

Ukuran Kotak Surat

• Ingat paragraf pertama dari Pasal ini? Sebagian besar administrator email membatasi ukuran kotak surat Perusahaan. Semakin besar Kotak Surat, semakin banyak ruang disk yang mereka butuhkan, semakin banyak yang mereka perlukan untuk cadangan DAN semakin banyak WAKTU yang mereka butuhkan untuk melakukan pencadangan tersebut.
• Jika paket email Anda (seperti saya), kotak surat 200 Megabyte tidak akan memotongnya. Di situlah file .PST masuk. Cukup buat file .PST dan seret dan letakkan email Anda di dalamnya. Mereka berfungsi seperti folder kotak surat biasa di Outlook. Seret dan Jatuhkan. Itu mudah! Forum>.
• Versi terbaru dari Windows Search mengindeks kotak surat Anda DAN semua file .PST lokal (dapat dikonfigurasi) yang memungkinkan akses hampir instan ke semua email melalui fitur pencarian yang dibangun ke dalam Microsoft Pandangan.

Backup dan Pemulihan Bencana

• Jika Anda tidak memiliki (atau mempercayai) administrator email yang secara teratur melakukan backup dari server email Anda, maka menyalin email Anda (ya, Anda tidak perlu PINDAHKAN email ke file .PST, Anda juga dapat menyalinnya) ke file .PST lokal adalah metode yang cepat dan mudah untuk memastikan email Anda dapat dipulihkan di server DR skenario.

Portabilitas

• File .PST membuat email portabel. Misalnya, katakanlah Anda ingin memindahkan email dari satu kotak surat ke yang lain. Misalnya, mungkin pekerjaan Anda yang berubah dan ingin membawa beberapa email lama. Atau mungkin Anda mengubah penyedia host. ATAU, mungkin Anda ingin menyalin email pribadi dan kantor Anda ke file .PST, simpan di drive USB kecil dan simpan bersama Anda setiap saat. Seperti saya katakan, file .PST menyimpan surat sangat portabel. Dan ya, begitu juga akun GMAIL tetapi artikel ini bukan tentang GMAIL :)

Keamanan

• Tahukah Anda bahwa hampir mustahil untuk melacak / mengaudit apakah orang / departemen TI Anda membaca email Anda? Memindahkan email "Sensitif" atau "Rahasia" dari Email / Exchange Server ke file .PST lokal menambah lapisan keamanan.
• catatan: Sebagian besar departemen TI memiliki kemampuan untuk mengambil file .PST Anda tanpa Anda menyadarinya langsung dari Hard Drive Anda di tempat kerja. Karena itu, menerapkan keamanan tambahan pada Hard Drive komputer Anda sangat penting. Saya akan menulis artikel tentang hal ini sebentar tapi untuk saat ini, lihatlah ini artikel. Agak “GEEKY” jadi saya akan segera menindaklanjutinya dengan sebuah artikel yang menjelaskan beberapa opsi untuk mengamankan file .PST.

Apa kerugian menggunakan file .PST?

Akses Jarak Jauh

• Setelah surat terharu ke dalam file .PST, itu tidak akan lagi tersedia di server menggunakan aplikasi akses jarak jauh seperti OWA atau Ponsel yang SYNC dengan kotak surat Anda. Untuk mengakses email dalam file .PST, Anda harus menggunakan Microsoft Outlook Client lengkap. Drive USB kecil dapat membantu dalam situasi ini. Namun, masih tidak senyaman meninggalkan email di server.

Orang Tidak Akan Menyukai Anda, dan mungkin saja Anda bisa kehilangan pekerjaan Anda

• File .PST dari waktu ke waktu (tergantung pada berapa banyak email yang Anda terima / simpan) dapat mengambil BANYAK ruang di Komputer lokal Anda atau Server Share, tergantung di mana Anda menyimpannya. Orang-orang itu membenci apa pun yang membuat mereka mengerjakan apa pun kecuali itu sedang membangun resume mereka, jadi menempatkan banyak data di suatu tempat yang mengharuskan mereka untuk membeli lebih banyak ruang disk membuat mereka kesal.
• Hukum Korporat dan sebagian besar departemen Manajemen Catatan tidak suka file .PST karena memungkinkan Anda pengguna akhir untuk dengan mudah mengabaikan atau mengabaikan kebijakan penyimpanan / penghancuran dokumen perusahaan.
• Tim Keamanan Informasi Korporat juga tidak suka file .PST karena jika Legal pernah meminta mereka memulihkan data untuk tuntutan hukum atau panggilan pengadilan, file .PST dapat mengurangi biaya dan upaya data pemulihan.

Kinerja Sistem & Otak

• Semakin banyak email yang Anda miliki, semakin banyak email yang Anda dan komputer Anda perlu catat dan proses.
• Karena lebih banyak email dan lampiran diindeks oleh Windows Search (atau pengindeks sistem / email lainnya), indeks Anda akan lebih besar, DAN pencarian Anda akan lebih lama.

Jadi, semoga, saya menjawab semua pertanyaan Anda tentang file .PST Microsoft Outlook dan membahas beberapa pro dan kontra tingkat tinggi. Tetapi jika saya melewatkan sesuatu, jangan ragu untuk memberikan komentar atau memposting pertanyaan Anda di saya forum.