Bagaimana-Untuk Mengontrol Email Menggunakan Prioritas dan Jangan Ganggu

Meskipun beberapa orang akan berpendapat bahwa email adalah alat yang sangat berharga bagi sebagian besar organisasi, semakin banyak penelitian menunjukkan hal itu email terlalu banyak dapat menyebabkan masalah produktivitas serius bagi karyawannya. Misalnya, ingat dokumen yang ditugaskan untuk Anda tulis, tetapi butuh waktu tiga kali lebih lama dari yang Anda harapkan karena setiap kali Anda berfokus pada itu, sebuah email baru akan tiba di kotak masuk Anda. Daripada mengabaikannya, Anda merasa terdorong untuk merespons dan BANG!! Sepuluh menit berlalu!

Bagi saya, ini terjadi setiap 5 menit di meja saya (itulah sebabnya Artikel ini membutuhkan waktu 3 jam untuk menulis), dan saya tidak akan terkejut jika 99% dari Anda di luar sana memiliki cerita yang sama. Itulah mengapa saya sangat senang ketika Microsoft merilis Plug-in Outlook 2007 baru bernama: Prioritas Email.

Microsoft Outlook Email Prioritizer adalah a Freeware unduh dari Microsoft yang baru OfficeLabs.

Dalam kata-kata mereka:

Bosan dengan email yang berlebihan? Email Prioritizer dirancang untuk membantu Anda mengelola kelebihan email dengan fitur "jangan ganggu" dan peringkat email. Bekerja dengan Outlook 2007 yang berjalan di server Exchange.

Fitur:

• Tombol Jangan Ganggu - Berhenti menerima email untuk periode yang ditentukan
• Prioritas Email - Email memiliki prioritas yang ditetapkan berdasarkan aturan out-of-the-box untuk membantu menemukan email yang relevan

Pemasangannya cepat dan mudah:

Pertama kali Anda Meluncurkan Outlook setelah menginstal Add-On baru, bersiaplah untuk menunggu beberapa menit saat memindai melalui email Anda dan menetapkan berbagai prioritas.

Setelah Outlook terbuka setelah instalasi, Anda akan melihat toolbar baru di bagian atas Microsoft Outlook Anda Klien 2007. Pengaturannya cukup lurus ke depan. Anda dapat mengonfigurasi pengaturan "Jangan Ganggu" dalam interval 30 menit hingga 4 jam ATAU hingga pertemuan yang saat ini Anda selesaikan (sesuai jadwal di Kalender Outlook Anda.) Selain itu, dari bilah alat, Anda juga dapat mengonfigurasi cara Kotak Masuk Anda menampilkan email berdasarkan Prioritas yang ditetapkan untuk email.

Anda dapat menerima "Aturan Prioritas" default atau menyesuaikannya dengan preferensi Anda dengan mengklik tombol Opsi di Bilah Alat Prioritas Email Baru.

Sesampai di sini, itu cukup lurus ke depan. Sesuaikan pengaturan dan Klik OK untuk menyimpan.

Saya telah menggunakan Plug-In di kantor selama beberapa hari sekarang. Sejauh ini baik. Saya menggunakan metode berbeda untuk memprioritaskan kotak masuk saya TETAPI, fitur "Jangan Ganggu" telah berdampak sangat positif pada kebiasaan Membaca Email / DeskTime! Memang SANGAT Groovy!

8/25/08 Pembaruan

Pagi ini saya diminta oleh Alat Pembaruan Otomatis untuk memutakhirkan Microsoft Email Prioritizer dari V1.0.818.0 hingga 1.0.820.0. Catatan menyebutkan pembaruan adalah untuk pengguna yang tidak memiliki koneksi ke Exchange Server: