Cara Menggunakan Gabungan Surat di Microsoft Word untuk Membuat Dokumen Batch

Bagaimana-Untuk

OlehAndre Da Costa

Terakhir diperbarui saat12 Juli 2019

Gabungan Surat adalah salah satu fitur klasik Microsoft Word yang digunakan untuk menghasilkan dokumen massal yang berisi informasi unik. Beberapa contoh yang dapat membantu termasuk brosur, buletin, atau materi yang digunakan dalam pengiriman massal. Dalam artikel ini, kami menunjukkan kepada Anda bagaimana menggunakan Gabungan Surat di Microsoft Word.

Menggunakan Fitur Gabungan Surat di Microsoft Word

Untuk contoh ini, saya akan membuat dokumen yang mengundang teman ke suatu acara. Ada dua komponen surat gabungan surat; dokumen utama dan sumber data seperti nama dan alamat individu yang diundang ke acara tersebut. Setelah Anda mengumpulkan informasi untuk sumber data, Word akan menangani penggabungan dokumen untuk setiap tamu undangan.

Langkah pertama adalah memiliki semua informasi unik untuk setiap penerima yang disebut Nama Bidang, seperti nama, alamat, dan salam. Bagian penting lain dari membuat dokumen gabungan surat adalah Formulir, yang berisi informasi yang dikirimkan kepada penerima. Surat contoh di bawah ini berisi lima bidang yang perlu saya sertakan dalam setiap dokumen.

Mulai Wisaya Gabungan Surat

Buat dokumen kosong baru di Microsoft Word dan pilih Tab Mailing> Mulai Penggabungan Surat> Panduan Gabungan Surat Langkah-demi-Langkah.

Saat panduan Gabungan Surat muncul, pilih Surat kotak radio lalu klik Berikutnya: Memulai dokumen.

Pilih Gunakan dokumen saat ini dan kemudian lanjutkan ke langkah berikutnya untuk memilih penerima. Panduan Gabungan Surat memberi Anda pilihan untuk menggunakan dokumen yang ada. Jika saya sudah menyiapkan surat, saya hanya bisa memodifikasi nama bidang sebagai dasar untuk sumber data.

Panduan Gabungan Surat sangat kuat. Anda dapat menggunakan banyak sumber untuk daftar penerima Anda, yang mencakup Microsoft Access Database atau Excel Spreadsheet. Untuk artikel ini, saya akan membuat sumber data saya dari awal dengan memilih, Ketikkan daftar baru lalu klik Membuat.

Buat dan Simpan Sumber Data

Formulir dengan bidang yang sudah diisi sebelumnya akan disajikan. Ini mungkin tidak ideal karena kami mungkin tidak menginginkan beberapa area ini dan itu mungkin membingungkan kami. Jadi kami akan menghapus dan memodifikasi beberapa nama bidang; klik Kustomisasi Kolom tombol untuk melakukannya.

Jika Anda kembali ke dokumen sampel kami, Anda akan melihat kami hanya memiliki lima bidang, sedangkan bidang yang diisi sebelumnya yang disediakan oleh Word berjumlah 13. Beberapa di antaranya penting, jadi kami akan menyimpan yang kami inginkan. Untuk menghapus bidang, pilih bidangnya lalu klik Hapus.

Klik Ya untuk mengonfirmasi penghapusan. Ulangi langkah ini untuk semua bagian yang tidak Anda inginkan.

Karena kami tidak memiliki beberapa bidang khusus yang diperlukan, kami akan mengganti nama bidang yang ada dan menambahkan yang baru.

Setelah selesai, daftar nama bidang harus sama dan jumlahnya sama dengan yang dijelaskan dalam dokumen sampel kami. Klik baik untuk mengkonfirmasi perubahan.

Lanjutkan untuk mengisi bidang dengan nama dan alamat masing-masing penerima, ketika selesai, klik OK.

Simpan sumber data Anda, yang akan bergabung ke dalam dokumen akhir Anda.

Pratinjau Penerima Gabungan Surat Anda akan disajikan. Jika Anda ingin membuat perubahan seperti mengedit atau menambahkan bidang, pilih Sumber Data, lalu klik Edit. Lanjutkan untuk menulis surat Anda, lalu masukkan bidang gabungan jika perlu.

Sisipkan Gabung Bidang

Untuk menyisipkan bidang gabungan, pilih Surat tab, lalu klik Sisipkan Gabung Bidang, lalu pilih bidang gabungan Anda. Ulangi langkah-langkah untuk mengisi dokumen Anda dengan bidang gabungan yang sesuai.

Setelah selesai, simpan surat Anda, ini akan disebut Surat Formulir. Jika Anda tahu, Anda mungkin menggunakan dokumen dengan struktur serupa, dan Anda dapat memilih opsi untuk menggunakannya kembali dalam dokumen yang ada selama panduan Gabungan Surat.

Gabungkan Dokumen Final

Inilah bagian yang menyenangkan, menggabungkan dokumen Anda. Pilih menu Surat tab, lalu klik Selesai & Gabung tombol lalu klik Edit Dokumen Individual.

Pilih Semua lalu klik OK.

Itu dia. Sekarang semua dokumen Anda siap dicetak atau ditinjau.

Petunjuk ini juga berfungsi di Microsoft Word 2013, 2010 dan 2007. Jika Anda menghasilkan dokumen seperti sertifikat, fungsi Gabungan Surat juga berfungsi di aplikasi Office seperti Microsoft Publisher.

Untuk tips dan trik lainnya untuk digunakan Microsoft Office, periksa artikel berikut, atau ramban lengkap kami arsip artikel Office.

• Cara Mengaktifkan dan Menggunakan Tinta di Word 2016
• Cara Melacak Perubahan pada Dokumen Word 2016
• Tingkatkan Produktivitas Anda dengan Tab di Microsoft Word