Cara Membuat Formulir Entri Data di Excel

Bagaimana-Untuk

OlehRyan Dube

Terakhir diperbarui saat16 April 2019

Jika Anda memiliki lembar di Excel di mana Anda harus memasukkan banyak data, Anda tahu betapa membosankannya hal itu. Tetapi jika Anda tahu cara membuat formulir entri data di Excel, itu akan membuat Anda jauh lebih produktif.

Ketika kebanyakan orang memikirkan formulir di Excel, mereka berpikir tentang membuat formulir VBA dari awal. Tetapi Excel sebenarnya menyediakan formulir pra-dibuat yang dapat Anda gunakan untuk memasukkan data dengan cepat dalam hitungan detik, bukan menit. Dari semua Tips Excel Anda dapat belajar, yang ini akan menghemat waktu Anda.

Ikuti tutorial ini untuk memanfaatkan fitur ini dan meningkatkan produktivitas spreadsheet Anda.

Bersiap untuk Membuat Formulir Entri Data di Excel

Sebelum Anda dapat membuat formulir entri data, Anda akan membutuhkan spreadsheet yang memasukkan data (jelas), dan Anda perlu menambahkan fitur formulir entri data Excel ke Bilah Alat Akses Cepat. Mari kita ambil contoh spreadsheet di Excel yang terlihat seperti di bawah ini.

Ini adalah contoh tampilan spreadsheet di perusahaan tempat karyawan mengumpulkan data sensor dari peralatan secara manual. Memasukkan data ini secara manual adalah:

• Membosankan dan memakan waktu
• Rawan kesalahan manusia
• Potensi untuk secara tidak sengaja mengubah entri sebelumnya

Anda dapat meningkatkan proses ini dengan membuat formulir entri data. Tetapi pertama-tama, Anda harus membuat formulir entri data muncul di Bilah Alat Akses Cepat.

Menambahkan Formulir Entri Data di Bilah Alat Akses Cepat

Anda tidak akan melihat Formulir Entri Data di bilah alat standar Excel. Ini sebenarnya adalah fitur tersembunyi yang harus Anda aktifkan. Untuk melakukan ini, klik kanan di mana saja pada Bilah Alat Akses Cepat dan pilih Kustomisasi Bilah Alat Akses Cepat.

Dalam Opsi Excel jendela, klik Pilih perintah dari bilah alat dan pilih Semua Perintah.

Gulir ke bawah daftar perintah dan pilih Bentuk. Kemudian, pilih "Tambah >>"Tombol untuk menambahkan" Formulir "ke Bilah Alat Akses Cepat.

Klik baik dan sekarang Anda akan melihat formulir entri data di Bilah Alat Akses Cepat. Dan sekarang Anda siap untuk mulai menggunakan Formulir Entri Data Excel pada spreadsheet Excel Anda.

Buat Formulir Entri Data di Excel

Sebelum Anda bisa menggunakan formulir Entri Data di Excel, Anda harus mengubah spreadsheet Anda menjadi sebuah tabel.

Anda dapat melakukan ini dengan menekan Cntrl + T. Anda akan melihat data dalam konversi spreadsheet ke format tabel default Anda.

Sekarang setelah Anda mengonversi lembar Anda menjadi sebuah tabel, pilih ikon Formulir di Bilah Alat Akses Cepat untuk membuka formulir entri data Anda.

Jika Anda pernah menggunakan formulir entri data di Access, Anda akan melihat banyak kesamaan. Formulir ini menawarkan metode yang sangat terkontrol untuk memasukkan data ke dalam spreadsheet Anda. Tidak perlu mengklik baris lain ketika Anda siap memasukkan data di sana. Tombol-tombol pada formulir memungkinkan Anda fokus pada baris saat ini, dan menavigasi lembar menggunakan tombol navigasi formulir.

Cara kerja tombol formulir entri data:

• Baru: Menambahkan baris kosong baru ke tabel yang ada.
• Menghapus: Menghapus baris saat ini yang sedang Anda edit.
• Mengembalikan: Mengembalikan (mengatur ulang) bidang data yang sedang Anda edit ke nilai aslinya.
• Temukan Sebelumnya: Memindahkan catatan yang sedang Anda edit ke baris sebelumnya.
• Temukan Selanjutnya: Memindahkan catatan yang sedang Anda edit ke baris berikutnya.
• Kriteria: Memungkinkan Anda mencari catatan tertentu di tabel.
• Menutup: Menutup formulir entri data.

Menggunakan Formulir Entri Data sangat intuitif. Setelah Anda mulai menggunakannya untuk mengelola spreadsheet Anda, Anda akan bertanya-tanya bagaimana Anda bisa hidup tanpanya.

Selanjutnya, kami akan mengeksplorasi cara Anda menggunakan setiap fitur formulir untuk mengelola data spreadsheet Anda.

Menambah dan Menghapus Catatan

Itu Baru dan Menghapus tombol pada formulir entri data akan berfungsi persis seperti yang Anda harapkan.

Itu Baru tombol akan menambahkan catatan baru ke akhir tabel. Di formulir entri data, Anda akan melihat bidang kosong tempat Anda dapat memasukkan data dengan mengetik entri dan menekan tab untuk pindah ke bidang selanjutnya.

Saat Anda memilah semua bidang, cukup pilih Baru tombol lagi dan Anda akan melihat baris baru ditambahkan ke meja Anda. Formulir dihapus sehingga Anda dapat terus mengetik data untuk baris baru lainnya jika Anda mau.

Keuntungan dari ini adalah:

• Anda dapat dengan cepat terbang melalui menambahkan catatan hanya dengan menekan tombol tab.
• Kemungkinan jauh lebih kecil untuk secara tidak sengaja mengubah catatan lain.
• Anda tidak perlu menggunakan mouse karena Anda dengan cepat memasukkan catatan.

Menghapus catatan dari tabel sama mudahnya. Cukup klik mouse Anda di salah satu catatan yang ingin Anda hapus.

Cukup gunakan Temukan Sebelumnya atau Temukan Selanjutnya tombol untuk menavigasi ke catatan yang ingin Anda hapus. Tombol-tombol ini mirip dengan tombol atas / bawah di alat pengembang Excel. Tekan tombol Hapus untuk menghapus catatan itu.

Anda akan melihat pop-up peringatan bahwa catatan akan dihapus secara permanen. Pilih baik untuk mengkonfirmasi.

Catatan: Peringatan ini sebenarnya tidak benar. Jika ternyata Anda harus membatalkan penghapusan catatan, Anda dapat menutup formulir entri data dan cukup tekan Cntrl + Z untuk membatalkan perubahan terakhir. Ini akan membawa baris yang dihapus kembali ke tabel.

Mencari Catatan

Jika Anda bekerja dengan dataset yang sangat besar, tombol-tombol sebelumnya dan selanjutnya tidak akan masuk akal. Daripada mengerjakan ribuan catatan dengan cara ini, Anda bisa menekan Kriteria tombol untuk hanya menelusuri catatan yang Anda inginkan.

Dalam contoh ini, jika Anda hanya ingin menelusuri entri dari 1/3/2019, Anda harus terlebih dahulu menekan Kriteria tombol. Ini akan mengubah formulir entri data menjadi bentuk yang difilter. Masukkan "1/3/2019" ke dalam bidang "Tanggal Baca".

Sekarang, ketika Anda memilih Temukan Sebelumnya atau Temukan Selanjutnya, formulir hanya akan menelusuri entri yang cocok dengan kriteria yang Anda tentukan di bidang "Tanggal Baca". Dalam hal ini, itu hanya catatan di mana Tanggal Baca 1/3/2019.

Anda juga dapat menggunakan operator logis seperti > atau < untuk memangkas rentang data. Misalnya, jika Anda ingin melihat semua catatan yang lebih lama dari 1/4/2019, Anda harus mengetikkan "<1/4/2019" di bidang "Tanggal Baca". Anda juga bisa menggunakan * sebagai wildcard. Misalnya, jika Anda ingin melihat semua catatan Sensor 1 yang berakhiran "54", Anda akan memasukkan "* 54" ke dalam bidang "Sensor 1".

Menggunakan Formulir Entri Data Excel

Seperti yang Anda lihat, mengaktifkan Formulir Entri Data di Excel membuatnya lebih mudah dan lebih ramping untuk melakukan tugas entri data.

Anda dapat mengurangi jumlah kesalahan yang dilakukan saat memasukkan data ke dalam spreadsheet, dan juga membuat memasukkan data jauh lebih menyenangkan karena Anda mengklik lebih sedikit dan tetap menggunakan keyboard.