Cara Membuat dan Menggunakan Entri TeksOtomatis dalam Microsoft Word

Bagaimana-Untuk

OlehLori Kaufman

Terakhir diperbarui saat10 Maret 2019

Apakah Anda bosan mengetik blok teks yang sama berulang kali di Word? Jika Anda sering mengetik hal-hal seperti nama perusahaan dan alamat atau paragraf teks yang umum untuk banyak jenis dokumen yang Anda buat, AutoText di Word adalah teman Anda.

Anda dapat menyimpan blok teks dalam entri Teksotomatis dan menyisipkannya ke dalam dokumen Word apa pun dengan beberapa cara mudah. Hari ini kami akan menunjukkan kepada Anda cara membuat, mengedit, dan menghapus entri TeksOtomatis dan beberapa cara untuk dengan mudah memasukkannya ke dalam dokumen Word apa pun.

Tampilkan Tanda Paragraf di Dokumen Anda

Jika Anda ingin pemformatan untuk semua paragraf, termasuk yang terakhir, disimpan dengan teks dalam entri Teksotomatis, pilih tanda paragraf terakhir. Tanda paragraf di akhir setiap paragraf menyimpan format untuk paragraf itu. Jika Anda menerapkan pemformatan karakter apa pun, seperti tebal atau miring, itu secara otomatis disimpan dalam entri Teksotomatis.

Jika Anda tidak melihat tanda paragraf di dokumen Anda, klik tanda Rumah tab. Dalam Gugus kalimat bagian, klik simbol paragraf. Sekarang Anda dapat melihat tanda paragraf terakhir dan memilihnya.

Buat Entri TeksOtomatis Baru

Untuk membuat entri TeksOtomatis baru, pilih teks yang ingin Anda tambahkan ke koleksi entri TeksOtomatis Anda. Atau, jika Anda tidak memiliki teks yang tersedia, ketikkan teks ke dalam dokumen dan kemudian pilih.

Di Memasukkan tab, klik Bagian cepat dalam Teks bagian. Kemudian, gerakkan mouse Anda ke atas Teksotomatis dan pilih Simpan Pilihan ke Galeri Teksotomatis dari submenu.

Anda dapat melihat item lain di galeri AutoText, seperti item yang Anda salin ke Spike.

Karena entri AutoText adalah blok bangunan, maka Buat Blok Bangunan Baru kotak dialog ditampilkan.

Masukkan yang unik Nama untuk entri TeksOtomatis. Nanti di artikel ini, kami akan menunjukkan kepada Anda cara memasukkan entri TeksOtomatis ke dalam dokumen Anda hanya dengan mengetik beberapa karakter. Untuk dapat melakukan ini, Anda harus membuat awal dari nama entri AutoText Anda berbeda dari entri AutoText lainnya. Jika itu seperti nama entri lain, Anda harus mengetik lebih banyak karakter, jadi Word tahu entri mana yang ingin Anda masukkan.

Pastikan AutoTeks dipilih dalam daftar drop-down Galeri. Seharusnya secara default.

Umum dipilih secara default di Kategori daftar drop-down. Awalnya, ini satu-satunya pilihan dan kami akan memilih Umum kategori untuk contoh kita. Tetapi Anda dapat membuat kategori khusus dengan memilih Buat Kategori Baru dari Kategori daftar drop-down. Masukkan nama untuk kategori khusus Anda di Buat Kategori Baru kotak dialog dan klik baik. Kategori baru ditambahkan dan dipilih secara otomatis di Kategori daftar drop-down.

Anda dapat memasukkan a Deskripsi untuk entri TeksOtomatis jika membantu untuk memperjelas untuk apa entri itu. Jika entri cukup jelas, Anda tidak perlu memasukkan deskripsi.

Entri TeksOtomatis disimpan dalam templat, bukan dalam dokumen. Dengan begitu, mereka tersedia dalam dokumen apa pun berdasarkan templat tempat mereka menyimpannya. Itu Normal template adalah pilihan default di Simpan daftar drop-down. Anda dapat menyimpan entri TeksOtomatis dalam templat khusus, tetapi kami akan menerima default untuk menyimpan entri baru kami di templat “Normal.dotm”.

Akhirnya, ada beberapa Pilihan untuk memilih dari:

• Untuk memasukkan entri TeksOtomatis pada halamannya sendiri dalam sebuah dokumen, pilih Sisipkan konten di halamannya sendiri. Ini akan mengatur teks dari entri TeksOtomatis dari sisa dokumen Anda dengan istirahat halaman.
• Untuk memasukkan entri TeksOtomatis ke paragrafnya sendiri, bahkan jika kursor Anda berada di tengah paragraf, pilih Masukkan konten dalam paragrafnya sendiri.
• Untuk semua konten lainnya, pilih Sisipkan konten saja.

Klik baik.

Ketika Anda menutup dokumen Word terbuka terakhir, dokumen berikut ini dapat ditampilkan, jika Anda memiliki opsi yang diaktifkan untuk meminta Anda untuk menyimpan template Normal.

Klik Menyimpan untuk menyimpan templat “Normal.dotm” dengan entri TeksOtomatis yang ditambahkan.

Jika Anda tidak mendapatkan kotak dialog di atas dan Anda ingin diminta untuk menyimpan templat Normal ketika Anda mengubahnya, buka File> Opsi> Tingkat Lanjut. Dalam Menyimpan di sebelah kanan, periksa Prompt sebelum menyimpan template Normal kotak. Klik baik.

Sisipkan Entri Teksotomatis dari Tab Sisipan

Ada beberapa cara mudah untuk memasukkan entri TeksOtomatis ke dalam dokumen Word. Salah satu caranya adalah menggunakan Bagian cepat tombol.

Dalam Teks bagian pada Memasukkan tab, klik Bagian cepat.

Gerakkan mouse Anda ke TeksOtomatis pada menu dan klik entri TeksOtomatis yang ingin Anda masukkan dari submenu.

Masukkan Entri TeksOtomatis Menggunakan PelengkapanOtomatis

Cara lain untuk memasukkan entri TeksOtomatis adalah mulai mengetik nama entri TeksOtomatis. Layar sembulan kecil menunjukkan bagian dari entri TeksOtomatis yang cocok dan memerintahkan Anda untuk menekan Memasukkan untuk memasukkan. tekan Memasukkan untuk memasukkan entri ke dalam dokumen Anda di kursor. Anda juga dapat menekan F3 untuk memasukkan entri yang cocok.

Isi entri TeksOtomatis dimasukkan ke dalam dokumen Anda, termasuk pemformatan asli dan jeda baris.

Jika Anda tidak melihat saran PelengkapanOtomatis saat Anda mulai mengetik nama entri TeksTomatis Anda, opsi Tampilkan saran PelengkapanOtomatis tidak diaktifkan.

Untuk mengaktifkan opsi, buka File> Opsi> Tingkat Lanjut.

Dalam Opsi Pengeditan bagian, periksa Tampilkan saran LengkapiOtomatis kotak.

Klik baik.

Sekarang, Anda akan melihat entri TeksOtomatis Anda muncul ketika Anda mulai mengetik namanya. tekan Memasukkan untuk memasukkannya.

Tambahkan TeksOtomatis ke Bilah Alat Akses Cepat

Anda dapat membuatnya lebih cepat dan lebih mudah untuk memasukkan entri TeksOtomatis menambahkan tombol AutoText ke Toolbar Akses Cepat.

Klik panah bawah pada Bilah Alat Akses Cepat dan pilih Perintah Lebih Banyak.

Itu Bilah Alat Akses Cepat layar ditampilkan di layar Opsi Kata kotak dialog.

Pilih Semua Perintah dari Pilih perintah dari daftar drop-down.

Kemudian, pilih TeksOtomatis dalam daftar di sebelah kiri dan klik Menambahkan untuk menambahkan tombol AutoText ke daftar di sebelah kanan.

Klik baik.

Untuk memasukkan entri TeksOtomatis, klik tombol TeksOtomatis pada Bilah Alat Akses Cepat dan klik entri pada menu.

Buat Pintasan untuk Entri Teksotomatis

Jika Anda lebih suka menggunakan keyboard, Anda bisa menambahkan pintasan keyboard untuk entri AutoText yang Anda buat.

Klik kanan pada pita dan pilih Sesuaikan Pita.

Itu Sesuaikan Pita di layar Opsi Kata kotak dialog ditampilkan.

Di bagian bawah daftar perintah di sebelah kiri, klik Sesuaikan di samping Pintasan keyboard.

Dalam Kategori kotak pada kotak Kustomisasi Keyboard kotak dialog, pilih Blok bangunan.

Kemudian pilih entri TeksOtomatis Anda di Blok bangunan kotak di sebelah kanan. Misalnya, kami memilih entri TeksOtomatis kami Alamat saya.

Masukkan kursor Anda ke dalam Tekan tombol pintas baru kotak dan tekan pintasan keyboard yang ingin Anda gunakan.

Klik Menetapkan.

Pintasan Anda ditambahkan ke Kunci saat ini kotak.

Klik Menutup.

Klik baik di Opsi Kata kotak dialog untuk menutupnya.

Sekarang Anda dapat menggunakan pintasan keyboard baru Anda untuk memasukkan entri AutoText Anda.

Ubah Konten Entri TeksOtomatis

Bagaimana jika Anda perlu mengubah entri TeksOtomatis yang Anda buat? Mungkin Anda pindah dan Anda perlu mengubah entri AutoText alamat Anda.

Pertama, ketik seluruh entri yang diubah dalam dokumen Word yang baru atau yang sudah ada. Kemudian, pilih dengan tanda paragraf terakhir, jika Anda ingin tetap memformat.

Di Memasukkan tab, klik Bagian cepat dalam Teks bagian. Kemudian, gerakkan mouse Anda ke atas Teksotomatis dan pilih Simpan Pilihan ke Galeri Teksotomatis dari bawah submenu.

Di Buat Blok Bangunan Baru kotak dialog, masukkan nama yang sama di Nama kotak sebagai AutoText yang ada yang ingin Anda ubah.

Klik baik.

Klik Iya ketika ditanya apakah Anda ingin mendefinisikan ulang entri blok penyusun.

Sekarang, Anda dapat memasukkan entri TeksOtomatis yang diperbarui ke dokumen Word yang baru atau yang sudah ada.

Edit Properti dari Entri TeksOtomatis yang Ada

Selain mengubah konten entri TeksOtomatis, Anda juga dapat mengubah properti entri TeksOtomatis, seperti kategori dan deskripsi dan templat yang menyimpannya.

Untuk mengedit properti entri TeksOtomatis, klik Bagian cepat dalam Teks bagian pada tab Sisipkan dan pilih Penyusun Blok Bangunan.

Di Penyusun Blok Bangunan kotak dialog, Anda akan melihat daftar lengkap semua blok bangunan yang tersedia dengan Nama masing-masing, dan yang Galeri, Kategori, dan Templat masing-masing masuk Mereka terdaftar dalam urutan abjad oleh Galeri, yang menentukan jenis setiap blok bangunan.

Di bagian atas daftar, Anda akan menemukan entri TeksOtomatis. Pilih yang Anda ingin mengubah properti dan kemudian klik Edit Properti.

Itu Ubah Blok Bangunan kotak dialog ditampilkan, dengan opsi yang sama dengan Buat Blok Bangunan Baru kotak dialog yang Anda gunakan untuk membuat entri Teksotomatis.

Buat perubahan apa pun yang Anda inginkan ke Galeri, Kategori, Deskripsi, Simpan, dan Pilihan bidang. Lihat Buat bagian Entri TeksOtomatis Baru di awal artikel ini untuk informasi lebih lanjut tentang bidang ini.

Klik baik.

Klik Iya pada kotak dialog konfirmasi ditampilkan untuk menyimpan perubahan Anda dan mendefinisikan kembali entri TeksOtomatis.

Hapus Entri TeksOtomatis

Jika Anda memutuskan tidak perlu atau menginginkan entri TeksOtomatis lagi, Anda dapat menghapusnya.

Untuk menghapus entri TeksOtomatis dari daftar blok bangunan, klik Bagian cepat dalam Teks bagian pada Memasukkan tab lalu pilih Penyusun Blok Bangunan.

Pilih entri TeksOtomatis yang ingin Anda hapus di menu Blok bangunan daftar.

Lalu klik Menghapus.

Klik Iya pada kotak dialog konfirmasi untuk menghapus entri dan menghapusnya dari daftar Blok bangunan.

Klik Menutup di Penyusun Blok Bangunan kotak dialog untuk kembali ke dokumen Anda.

Hemat Waktu dan Kurangi Kesalahan dengan TeksOtomatis

Entri TeksOtomatis adalah cara terbaik untuk menghemat waktu dan mengurangi kesalahan saat mengetik di Word. Anda juga bisa mengotomatiskan tugas di Word menggunakan makro untuk menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas Anda.