Cara Melacak Perubahan pada Dokumen Microsoft Word

Bagaimana-Untuk

OlehAndre Da Costa

Terakhir diperbarui saat26 April 2019

Jika Anda berkolaborasi dengan anggota tim dalam proyek atau menandai kontrak dengan redline, melacak perubahan dalam Microsoft Word dapat menjadi penyelamat! Track Changes adalah fitur bawaan pada Microsoft Word yang benar-benar membawa kewarasan pada prosesnya. Bahkan jika Anda tidak mengerjakan proyek yang rumit seperti akuisisi, merger, kontrak, atau penulisan best seller - Track Changes dapat berguna untuk proyek kelompok kecil, seperti sekolah tugas.

Sejak kita bertahan membahas fitur ini di Microsoft Word 2010, ada peningkatan signifikan yang membuat Track Changes bahkan lebih kuat. Dengan ketersediaan Office Online, pengguna dapat melakukan kolaborasi waktu-nyata pada suatu dokumen, dan itu adalah salah satu fitur baru yang menarik yang kita lihat dalam artikel ini.

Aktifkan dan Gunakan Lacak Perubahan di Word 2016

Langkah 1: Memulai Konten

Anda harus memulai dengan beberapa konten dalam dokumen yang Anda kolaborasi. Bagian dari dokumen ini sedang ditulis oleh pengguna yang berbeda. Paragraf pertama ditulis oleh saya.

Langkah 2: Aktifkan Lacak Perubahan
Untuk mulai melacak perubahan, buka Ulasan tab dan klik Lacak Perubahan dalam Pelacakan grup (Anda juga dapat menekan CTRL + SHIFT + E.)

Saat Track Changes diaktifkan, Anda akan melihat balon untuk setiap penulis di sisi kanan layar.

Langkah 3: Mengedit

Lacak Perubahan pada Word menggunakan koordinasi warna untuk menghindari kebingungan. Penulis pertama berwarna biru dan yang kedua merah. Ketika penulis tambahan mengedit, mereka juga akan diberi warna yang unik.

Ketika pengeditan dilakukan pada dokumen, garis vertikal muncul di sebelah paragraf untuk menunjukkan perubahan yang telah dilakukan pada dokumen. Perhatikan paragraf pertama tidak memiliki ini karena Lacak Perubahan tidak diaktifkan sampai lebih jauh ke dalam dokumen. Ketika Anda mengklik Tampilkan Lacak Perubahan bar, itu segera mengaktifkan sorotan dari semua suntingan yang telah dibuat untuk dokumen bersama dengan komentar mereka. Jika Anda tetap mengaktifkannya dan melakukan pengeditan, Anda akan melihat perubahan secara real-time saat Anda mengetik dan menghapus.

Langkah 4: Komentar, Balon & Alat Pengeditan Tambahan

Jika Anda ingin menambahkan komentar pada kata atau paragraf, sorot itu lalu pilih Ulasan tab dan klik Komentar Baru dalam Komentar kelompok. Komentar Anda kemudian akan muncul di sisi kanan dokumen ketika dokumen selesai; Anda bisa mematikannya.

Salah satu hal yang akan Anda perhatikan ketika Anda menerapkan pemformatan khusus seperti Bold, Italic, atau Underline, sebuah komentar secara otomatis ditambahkan ke perubahan trek yang disebut Diformat.

Anda juga dapat menyesuaikan bagaimana Anda ingin balon muncul di dokumen. Misalnya, jika Anda ingin melihat semua revisi yang telah ditambahkan ke dokumen oleh masing-masing penulis, klik Ulasan tab> Tampilkan Markup menu> Balon > Tampilkan revisi dalam balon.

Revisi

The Reviewing Pane (Ulasan > Panel ulasan) memungkinkan Anda meninjau semua suntingan oleh setiap penulis yang dapat Anda lihat secara vertikal atau horizontal di layar. Anda bisa mengklik kata atau paragraf di panel Revisi, dan itu akan secara otomatis menavigasi ke bagian dokumen itu.

Langkah 5: Terima atau Tolak Perubahan yang dilakukan pada dokumen

Jika Anda setuju dengan perubahan yang telah dilakukan pada dokumen, Anda dapat Terima atau Tolak mereka. Klik bilah Tampilkan Lacak Perubahan yang menyoroti perubahan yang dilakukan oleh penulis lain, lalu buka Ulasan tab, klik Menerima tombol untuk konfirmasi.

Anda sekarang akan melihat perubahan diterapkan segera.

Langkah 6: Bandingkan Atau Gabungkan Dokumen

Fitur lain yang berguna yang dapat dimanfaatkan oleh penulis adalah kemampuan untuk melacak versi dokumen. Misalnya, jika dua penulis memotong dokumen yang sama menjadi dua salinan dan terus mengerjakannya secara terpisah, mereka kemudian dapat membandingkan dua versi dan menggabungkannya. Selama keduanya serupa dalam struktur, Anda dapat menggabungkan keduanya membuat dokumen akhir.

Untuk membandingkan dan menggabungkan perubahan, pilih Ulasan tab, klik Membandingkan lalu pilih dokumen asli di kotak bidang, lalu pilih versi revisi, lalu klik BAIK.

Microsoft Word kemudian akan menyajikan tampilan tiga-pane dari dokumen yang menunjukkan layar utama sebagai dokumen akhir dengan konten gabungan, dan salinan asli dan alternatif di panel jendela mini. Saat Anda menelusuri, Anda dapat membandingkan perubahan. Ini lebih disukai dilakukan pada layar dengan resolusi layar yang cukup.

Ketika Anda siap menggabungkan dokumen menjadi salinan akhir, kembali ke Ulasan klik tab Membandingkan lalu klik Menggabungkan pilih dokumen asli di kotak isian lalu pilih versi revisi lalu klik BAIK.

Anda kemudian akan melihat dokumen gabungan bersama dengan perubahan yang dibuat oleh penulis lain dengan warna lain.

Integrasi dengan Office Online

Salah satu fitur mematikan dari Google Apps telah menjadi alat kolaborasi waktu nyata. Microsoft akhirnya berhasil berkat Office Online suite-nya yang menampilkan versi Word berbasis web. Fitur baru di Word 2016 adalah kemampuan untuk Berbagi dan melihat siapa yang mengerjakan dokumen Anda. Untuk melakukannya, klik Bagikan tombol dan simpan dokumen ke folder OneDrive Anda.

Panel Bagikan kemudian akan mengungkapkan opsi tambahan, dengan kemampuan mengundang orang untuk mengedit dokumen dengan batasan berbeda. Anda juga akan melihat opsi Blokir Penulis dan Batasan sekarang diaktifkan di dalam Melindungi kelompok. Jika Anda menggunakan Office 365 di pengaturan perusahaan, Anda bisa mengundang penulis untuk berkolaborasi.

Untuk artikel ini, saya akan menggunakan Dapatkan tautan berbagi yang akan saya kirimi email ke penulis tambahan yang ingin saya ajak kolaborasi di dokumen.

Ketika Anda atau penulis lain memuat Word Online dan membuat perubahan, maka orang lain yang berkolaborasi pada dokumen akan diberi tahu secara real-time.

Di sini Anda dapat melihat suntingan tersimpan yang dibuat oleh penulis lain diberi kode warna dalam sorotan biru.

Ketika seorang penulis tidak lagi mengedit dokumen, Anda akan diberitahu dalam Word 2016.

Seperti yang Anda lihat, Track Changes bahkan lebih hebat dengan fitur kolaborasi waktu nyata. Apakah Anda sedang mengerjakan proyek besar atau kecil, Word 2016 dapat membuatnya mudah untuk menjaga semua orang pada halaman yang sama. Koordinasi warna, berbagi, pengeditan waktu-nyata, dan integrasi cloud dengan OneDrive semuanya menambah pengalaman yang menarik.