Cara Membuat Daftar Drop-Down Menggunakan Validasi Data di Microsoft Excel

Bagaimana-Untuk

OlehLori Kaufman

Terakhir diperbarui saat14 November 2017

Validasi Data memungkinkan Anda melakukan hal-hal yang melibatkan pengaturan khusus yang rumit seperti mendorong pengguna untuk memilih opsi dari daftar atau membatasi sel ke tipe data tertentu. Ini sangat berguna ketika Anda perlu menjaga data Microsoft Excel Anda konsisten dan terstandarisasi.

Hari ini saya akan menunjukkan kepada Anda cara membuat daftar turun bawah di sel menggunakan Validasi Data. Meskipun saya mengambil tangkapan layar menggunakan Excel 2016, langkah-langkahnya sama jika Anda menggunakan versi yang lebih lama seperti Excel 2013.

Buat Tabel Data dan Daftar Opsi

Pertama, atur tabel data dasar. Anda dapat mengetik data secara manual atau menyalin dan menempelnya dari sumber lain.

Selanjutnya, kita akan memasukkan daftar opsi untuk daftar drop-down. Anda bisa melakukannya saat menentukan validasi data atau menentukan daftar di lokasi lain di lembar kerja yang sama atau di lembar kerja lain.

Untuk contoh ini, kami akan mencantumkan opsi untuk daftar tarik-turun di lembar kerja lain jadi klik salah satu tab lembar kerja di bagian bawah jendela Excel.

Masukkan setiap opsi dalam kolom (atau baris), satu opsi ke sel. Lalu, kembali ke lembar kerja dengan data Anda.

Aktifkan Validasi Data untuk Sel yang Dipilih

Untuk contoh ini, kami ingin menambahkan daftar tarik turun ke Peringkat kolom, atau kolom B. Pilih sel yang ingin Anda tambahkan juga daftar drop-down. Dalam kasus kami, kami memilih B2 melalui B10.

Kemudian, klik tombol Data tab.

Dalam Alat Data bagian, klik Validasi data tombol.

Tambahkan Daftar Drop-Down ke Sel yang Dipilih

Itu Validasi data kotak dialog ditampilkan. Di Pengaturan tab, Anda dapat memiliki Excel membatasi entri dalam sel yang dipilih untuk tanggal, angka, desimal, waktu, atau panjang tertentu.

Sebagai contoh kita, pilih Daftar dari Mengizinkan daftar drop-down untuk membuat daftar drop-down di setiap sel yang dipilih.

Pilih Sumber untuk Opsi Daftar Drop-Down

Sekarang, kita perlu menentukan sumber untuk opsi di setiap daftar drop-down. Ada dua cara Anda bisa melakukan ini. Metode pertama melibatkan mengetik opsi secara manual di Sumber kotak dipisahkan dengan koma. Ini bisa memakan waktu lama jika Anda memiliki daftar barang yang panjang.

Sebelumnya di artikel ini, kami membuat daftar item pada lembar kerja terpisah. Kami sekarang akan menggunakan daftar itu untuk mengisi daftar drop-down di setiap sel yang dipilih. Metode kedua ini mudah dikelola. Anda juga bisa menyembunyikan lembar kerja yang berisi opsi (klik kanan pada tab lembar kerja dan pilih Menyembunyikan) saat Anda mendistribusikan buku kerja ke pengguna Anda.

Untuk menambahkan daftar dari lembar kerja terpisah ke daftar turun bawah Anda, klik panah atas di sisi kanan Sumber kotak.

Itu Validasi data kotak dialog menyusut menjadi hanya Sumber kotak dan Anda dapat mengakses buku kerja Anda di bawah kotak dialog. Klik tab untuk lembar kerja yang berisi opsi daftar turun bawah.

Selanjutnya, pilih sel yang berisi opsi. Nama lembar kerja dan rentang sel dengan opsi ditambahkan ke Sumber kotak pada kotak Validasi data kotak dialog.

Klik panah bawah di sisi kanan jendela Sumber kotak untuk menerima input dan memperluas kotak dialog.

Tambahkan Pesan Input

Anda dapat menambahkan pesan opsional ke daftar drop-down. Mungkin Anda ingin menampilkan pesan atau tip bantuan. Merupakan ide bagus untuk membuat pesan singkat.

Untuk menambahkan pesan yang ditampilkan ketika sel yang berisi daftar turun bawah dipilih, klik Masukan pesan tab. Selanjutnya, masukkan a Judul dan Masukan pesan di dalam kotak.

Tambahkan Peringatan Kesalahan

Item opsi lain pada daftar turun bawah adalah pesan kesalahan, yang akan ditampilkan ketika pengguna mencoba memasukkan data yang tidak cocok dengan pengaturan validasi. Dalam contoh kami, ketika seseorang mengetik opsi ke dalam sel yang tidak cocok dengan salah satu opsi preset, pesan kesalahan ditampilkan.

Untuk menambahkan pesan kesalahan, klik tautan Peringatan Kesalahan tab. Opsi default untuk Gaya peringatan kesalahan adalah Berhenti. Anda juga dapat memilih Peringatan atau Informasi. Untuk contoh ini, terima opsi default Berhenti dalam Gaya daftar drop-down.

Masukkan Judul dan Pesan eror Untuk Peringatan Kesalahan. Yang terbaik adalah menjaga pesan kesalahan tetap singkat dan informatif. Klik baik.

Gunakan Daftar Drop-Down Baru Anda

Sekarang, ketika Anda mengklik sel yang Anda tambahkan daftar validasi data, daftar turun bawah akan muncul dan Anda dapat memilih opsi.

Jika Anda menambahkan Masukan pesan ke daftar drop-down, ini akan ditampilkan ketika Anda memilih sel yang berisi daftar drop-down.

Jika Anda mencoba memasukkan opsi yang tidak cocok dengan salah satu opsi prasetel, maka Peringatan Kesalahan Anda mengatur tampilan pada kotak dialog.

Bagaimana Anda memanfaatkan daftar drop-down di Excel? Beri tahu kami di komentar. Juga, periksa yang lain Kiat Microsoft Office dan tutorial kami untuk membuat drop-down di Google Sheets.