Cara Membuat Email Penting Menonjol di Outlook

Bagaimana-Untuk

OlehBen Stockton

Terakhir diperbarui saat11 Januari 2020

Hampir setiap karyawan kantor harus berurusan dengan kotak masuk email yang berat pada satu waktu atau yang lain. Untungnya, pengguna Microsoft Outlook dapat memanfaatkan berbagai fitur yang dirancang untuk membuat email penting menonjol.

Ini termasuk pemformatan bersyarat dan kategori warna untuk menambahkan font dan warna berbeda ke email Anda. Berikut cara menggunakan fitur ini di Outlook.

Menggunakan Pemformatan Bersyarat di Outlook

Pemformatan bersyarat memungkinkan Anda untuk mengatur aturan pemformatan untuk email Outlook. Anda dapat mengatur berbagai warna, font, dan gaya untuk pesan email Anda saat muncul di kotak masuk Anda. Untuk memulai, Anda harus membuat aturan pemformatan bersyarat baru.

Di Outlook, klik Lihat> Lihat Pengaturan dalam Pandangan saat ini kategori. Dalam Pengaturan Tampilan Tingkat Lanjut jendela, klik Pemformatan Bersyarat.

Membuat Aturan Pemformatan Bersyarat Baru

Seperti yang akan Anda lihat dari Pemformatan Bersyarat jendela pengaturan, Outlook sudah menggunakan aturan pemformatan bersyarat untuk skenario tertentu. Email yang belum dibaca, misalnya, akan muncul dengan teks biru menggunakan font Segoe UI.

Untuk menambahkan aturan pemformatan bersyarat Anda sendiri, klik Menambahkan tombol.

Berikan nama yang sesuai dengan aturan Anda, lalu klik Font untuk mengatur opsi pemformatan Anda seperti font, warna, dan ukuran.

Klik baik untuk mengonfirmasi pengaturan font Anda.

Setelah gaya pemformatan untuk aturan Anda ditetapkan, klik ikon Kondisi tombol.

Dari sini, Anda dapat menetapkan aturan untuk diterapkan secara otomatis ke email yang berisi kata kunci tertentu, atau ke email yang dikirim ke, atau dari, alamat email tertentu.

Memformat berdasarkan Alamat Email

Untuk menambahkan aturan yang berlaku untuk email dari pengirim tertentu, ketikkan alamat email di Dari kotak, memisahkan beberapa alamat email dengan titik koma. Anda dapat menerapkan ini pada semua email yang dikirim dari satu situs dengan mengetik @ domain.com, mengganti domain.com dengan nama domain yang benar.

Anda juga dapat melakukan ini untuk email yang Anda kirim, alih-alih menerima, dengan mengetikkan alamat email di Kirim ke kotak sebagai gantinya.

Memformat dengan Pencarian Kata Kunci

Untuk menerapkan aturan pemformatan bersyarat Anda ke email yang berisi kata, ketikkan kata kunci (atau kata kunci) di Cari kata-katanya kotak.

Pilih menu Bidang subjek saja di menu tarik-turun di bawah ini untuk hanya mencari bidang subjek untuk kata kunci pilihan Anda, atau Bidang subjek dan isi pesan opsi untuk mencari seluruh email.

Aturan Pemformatan Bersyarat Tingkat Lanjut

Anda dapat membuat aturan pemformatan lebih lanjut yang rumit di Lebih banyak pilihan dan Maju tab. Dari sini, Anda dapat menerapkan aturan baru ke email dengan status baca, kepentingan, bendera tindak lanjut, ukuran, dan lainnya.

Misalnya, untuk menetapkan aturan agar berlaku hanya untuk email yang belum dibaca, klik tautan Hanya barang yang ada kotak centang di Lebih banyak pilihan tab, lalu pilih Belum dibaca pilihan dari menu drop-down.

Dalam Maju tab, Anda dapat membuat pencarian spesifik untuk aturan Anda menggunakan hampir semua data Outlook yang tersedia. Mengklik Bidang Opsi memberi Anda ratusan opsi untuk dipilih. Bidang yang paling umum tercantum di bawah Bidang yang sering digunakan kategori.

Klik Tambahkan ke Daftar untuk menambahkan kriteria pencarian lanjutan ini ke aturan pemformatan Anda. Contoh di bawah ini menunjukkan pencarian lanjutan untuk semua email yang berisi "Ben" di Subyek bidang.

Setelah Anda puas dengan aturan Anda, klik baik untuk mengkonfirmasi baik untuk menutup Pemformatan Bersyarat jendela pengaturan.

Menggunakan Kategori Email

Meskipun dimungkinkan untuk mengkategorikan email Outlook menggunakan folder pencarian, cara lain untuk menekankan email penting Anda adalah menerapkan kategori. Kategori memiliki tag nama dan warna yang terpisah, memungkinkan Anda untuk melihatnya secara terpisah.

Sistem warna hijau-kuning-merah dapat membantu Anda memprioritaskan email yang paling penting, misalnya. Secara default, Outlook menawarkan kategori dalam warna biru, hijau, oranye, ungu, merah, dan kuning. Anda dapat mengedit ini atau membuat sendiri, menggunakan warna dan nama alternatif.

Membuat atau Mengedit Kategori

Untuk membuat kategori baru, atau mengedit yang sudah ada, klik Rumah > Kategorikan> Semua Kategori.

Klik Baru untuk membuat kategori baru. Pilih warna kategori Anda dari menu tarik-turun, beri nama di menu Nama kotak di atas.

Klik baik untuk menyimpan kategori Anda.

Menerapkan Kategori secara Manual ke Email Outlook

Untuk secara manual menerapkan kategori ke email Outlook, pilih di tampilan folder Outlook. Klik Beranda> Kategorikan, lalu klik pada kategori Anda.

Kategori Anda akan muncul sebagai kotak berwarna pada tampilan folder Outlook default, di atas waktu dan tanggal penerimaan. Nama kategori Anda akan muncul di bawah subjek email dalam tampilan email.

Untuk melihat email berdasarkan kategori, klik Lihat> Kategori dan gulir ke bagian yang sesuai untuk kategori Anda.

Menerapkan Kategori Outlook secara otomatis

Anda juga dapat menggunakan aturan Outlook untuk menerapkan kategori pada email tertentu secara otomatis. Untuk melakukannya, klik File> Info> Kelola Aturan & Peringatan.

Dalam Aturan Email tab dari Aturan dan Peringatan menu, klik menu Aturan baru tombol.

Pilih Terapkan aturan pada pesan yang saya terima sebelum mengklik Lanjut.

Pilih kriteria pencarian untuk aturan kategori warna Anda. Misalnya, untuk menerapkan aturan pada email dari alamat email atau nama domain tertentu, klik Dari orang atau grup publik kotak centang.

Dalam Langkah 2 area di bawah, klik pada kriteria lagi (digarisbawahi dalam warna biru). Lanjut ke Dari di bagian bawah, ketikkan alamat email atau nama domain Anda.

Jika Outlook dapat menemukan alamat email di kotak surat Anda yang ada, pilih dari daftar yang muncul, lalu klik baik. Jika tidak bisa, klik Membatalkan. Aturannya akan dibuat terlepas. Klik Lanjut untuk melanjutkan.

Anda dapat mengatur tindakan untuk aturan Anda di tahap berikutnya. Klik untuk mengaktifkan "Tetapkan ke kategori kategori"Di opsi Langkah 1 bagian.

Pilih kategori untuk ditetapkan pada aturan ini dengan mengklik a kategori dalam Langkah 2 bagian di bawah, sebelum mengklik baik, kemudian Lanjut.

Tahap selanjutnya memungkinkan Anda memilih pengecualian untuk aturan ini. Pilih ini, seperti di atas, atau klik Lanjut untuk melanjutkan.

Pada tahap akhir, beri nama untuk aturan kategori warna Anda, lalu pilih Jalankan aturan ini sekarang di pesan yang sudah ada di "Kotak Masuk" centang untuk menerapkannya secara retrospektif ke semua email Anda yang ada.

Klik Selesai untuk membuat dan menjalankan aturan. Kategori warna akan diterapkan ke email Anda, sesuai kriteria yang Anda pilih.

Jangan Lewatkan Email Outlook Penting Anda

Menggunakan kategori warna dan aturan pemformatan bersyarat adalah cara yang bagus untuk membuat email penting yang Anda kirim dan terima menonjol di Outlook. Jangan lupa tingkatkan produktivitas Outlook Anda lebih jauh lagi dengan menggunakan aturan Outlook tambahan dan menindaklanjuti bendera untuk melacak rantai email dan tugas penting.

Anda juga bisa gunakan Quick Parts di Outlook untuk dengan cepat menambahkan pernyataan umum ke balasan email Anda.