Panduan untuk Pemformatan Bersyarat di Excel

Bagaimana-Untuk

OlehRyan Dube

Terakhir diperbarui saat15 Januari 2020

Salah satu fitur paling berguna di Excel adalah pemformatan bersyarat. Ini memungkinkan Anda memberikan indikator visual untuk data dalam spreadsheet Anda. Menggunakan pemformatan bersyarat di Excel, Anda bisa menunjukkan apakah data di atas atau di bawah batas, tren naik atau turun, atau lebih banyak lagi.

Dalam panduan ini, Anda akan belajar cara menggunakan pemformatan bersyarat dalam Excel dan beberapa contoh kapan sebaiknya menggunakan fitur ini.

Mengubah Warna Sel dengan Pemformatan Bersyarat

Salah satu cara paling umum orang menggunakan pemformatan bersyarat di Excel adalah Aturan Sel Sorotan. Sebagai contoh, katakanlah seorang guru menggunakan spreadsheet untuk menyimpan catatan nilai untuk ujian.

Sebagai lembar kerja sederhana, guru bisa memindai lembar itu untuk melihat siswa mana yang lulus atau gagal dalam ujian. Atau, seorang guru kreatif dapat memasukkan aturan "sel highlight" yang menyoroti nilai lulus atau gagal dengan warna yang sesuai - merah atau hijau.

Untuk melakukan ini, pilih Rumah menu dan pilih Pemformatan Bersyarat dalam grup Gaya. Dari daftar ini, Anda dapat memilih aturan mana yang ingin Anda terapkan. Ini termasuk menyoroti sel yang lebih besar dari, kurang dari, di antara, atau sama dengan nilai.

Dalam contoh ini, guru ingin menyorot sel hijau jika mereka lebih besar dari nilai kelulusan yang ada di sel D2. Sorot semua sel di kolom B (kecuali header) dan pilih Lebih besar dari dari Sorot Aturan Sel Tidak bisa.

Anda dapat memasukkan nilai statis sebagai batas, atau memilih sel yang berisi nilai. Anda dapat menyimpan "Isi Merah Terang dengan Teks Merah Tua" standar di dropdown, pilih dari pengaturan warna khusus lainnya, atau pilih Format Khusus untuk mengatur Anda sendiri.

Anda dapat melihat bahwa aturan ini menyoroti semua nilai kelulusan hijau.

Tapi bagaimana dengan nilai yang gagal? Untuk mencapai ini, Anda harus memilih sel yang sama dan ulangi proses di atas, tetapi pilih aturan "kurang dari". Pilih sel kelas lewat yang sama, dan buat warna Merah Muda dengan Teks Merah Tua.

Setelah Anda selesai, dua aturan yang diterapkan pada data akan secara tepat menyoroti data nilai berdasarkan apakah mereka berada di bawah atau di atas batas nilai kelulusan.

Menggunakan Aturan Atas / Bawah di Excel

Aturan pemformatan bersyarat lain yang sangat berguna di Excel adalah aturan "Atas / Bawah". Ini memungkinkan Anda menganalisis daftar panjang data apa pun dan memberi peringkat daftar dalam hal-hal berikut:

• 10 item teratas
• 10 item terbawah
• 10 besar%
• 10% terbawah
• Diatas rata-rata
• Dibawah rata-rata

Misalnya, katakanlah Anda memiliki daftar buku terlaris New York Times bersama dengan skor pengulas di spreadsheet. Anda dapat menggunakan aturan Atas / Bawah untuk melihat buku mana yang berperingkat satu dari 10 terbaik atau 10 terburuk dari seluruh daftar.

Untuk melakukan ini, cukup pilih seluruh daftar, lalu dari menu Pemformatan Bersyarat, pilih aturan Atas / Bawah dan kemudian pilih 10 Item Teratas.

Anda tidak terbatas pada 10 item teratas. Pada jendela konfigurasi, Anda dapat mengubah ini ke nomor apa pun yang Anda suka, dan Anda dapat mengubah pewarnaan untuk sel juga.

Anda dapat menggunakan pendekatan yang sama seperti bagian sebelumnya untuk menampilkan 10 teratas dan 10 terbawah dengan menambahkan aturan sekunder dan menyorot 10 terbawah merah, sambil menyorot 10 teratas hijau.

Saat Anda selesai, secara sekilas Anda dapat melihat nilai terbaik dan nilai terendah pada daftar.

Menggunakan penyorotan untuk item tertinggi atau terendah memungkinkan Anda membuat daftar Anda diurutkan sesuka Anda, tetapi Anda masih dapat melihat pengurutan (tertinggi atau terendah) secara sekilas. Ini juga sangat berguna ketika Anda menggunakan aturan di atas rata-rata atau di bawah rata-rata juga.

Menggunakan Pemformatan Bersyarat Bilah Data

Aturan pemformatan bersyarat yang sangat berguna lainnya adalah aturan pemformatan bilah data. Ini memungkinkan Anda mengubah sel data Anda menjadi bagan batang virtual. Aturan ini akan mengisi sel dengan persentase warna berdasarkan posisi titik data di atas dan di bawah batas tinggi dan rendah yang Anda tetapkan.

Misalnya, Anda melakukan banyak perjalanan untuk bekerja dan Anda mencatat bahan bakar yang Anda gunakan selama perjalanan ke negara bagian tertentu. Fitur pengisian ini akan menerapkan pola pengisian untuk setiap titik data berdasarkan titik data maksimum dan minimum Anda sebagai batas tinggi dan rendah. Anda bisa mengubah sel data bahan bakar Anda menjadi bagan batang menggunakan aturan pemformatan bersyarat batang data.

Untuk melakukan ini, pilih seluruh kolom data, dan pilih Bilah Data dari Pemformatan Bersyarat Tidak bisa.

Anda dapat memilih dari dua opsi pemformatan bilah data yang berbeda.

• Gradient Fill: Ini akan mengisi sel dalam pola gradien berarsir.
• Isi Padat: Ini akan mengisi sel dalam pola warna solid.

Untuk mengonfigurasi ini, cukup pilih kolom data yang ingin Anda terapkan isian dan pilih salah satu isian gradien atau opsi isian padat dari menu Bilah Data Pemformatan Bersyarat.

Setelah diterapkan, Anda akan melihat gradien atau isian padat diterapkan ke sel setiap titik data.

Kemampuan untuk mengonversi data spreadsheet ke bagan batang yang disematkan memiliki banyak aplikasi yang berguna.

Menggunakan Pemformatan Bersyarat Skala Warna

Alternatif untuk menggunakan opsi bagan batang visual yang disediakan oleh opsi isian sel pemformatan bersyarat skala warna fitur. Ini mengisi sel dengan gradien yang mewakili apakah titik data berada di ujung bawah atau ujung atas rentang data keseluruhan.

Untuk menerapkan pemformatan ini, cukup pilih rentang sel yang ingin Anda terapkan pemformatannya, lalu pilih dari pilihan warna Anda Timbangan warna dalam Pemformatan Bersyarat Tidak bisa.

Saat Anda menerapkan pemformatan ini ke berbagai sel, ini menyediakan visualisasi yang sama seperti opsi bilah data. Tetapi pewarnaan sel memberi Anda gambaran yang lebih baik tentang di mana setiap titik data berada dalam kisaran.

Opsi yang Anda pilih benar-benar tergantung pada bagaimana Anda lebih suka menyajikan data Anda dalam spreadsheet. Skala warna seperti ini berguna jika Anda tidak ingin spreadsheet Anda terlihat seperti bagan batang. Tapi Anda masih ingin melihat - secara sekilas - di mana dalam jangkauan setiap titik data jatuh.

Cara Menggunakan Set Ikon di Excel

Salah satu fitur paling kreatif dari pemformatan bersyarat di Excel adalah kumpulan data ikon. Ini memungkinkan Anda menerapkan ikon untuk memvisualisasikan sesuatu tentang data dalam bagan.

Dalam Set Ikon menu di Pemformatan kondisi, Anda dapat memilih dari berbagai set ikon.

Set ikon ini akan ditampilkan di dalam setiap sel data untuk mewakili di mana rentang keseluruhan data item itu jatuh. Jika Anda memilih panah, Anda akan melihat panah merah ke bawah untuk data rendah. Panah hijau ke atas untuk data tinggi. Panah horizontal kuning untuk data rentang menengah.

Warna-warna ini sepenuhnya dapat dikustomisasi jika Anda mau. Untuk menyesuaikan, cukup pilih kolom data dan pilih Kelola Aturan di menu Pemformatan Bersyarat.

Semua opsi pemformatan bersyarat ini memungkinkan Anda memvisualisasikan data dalam spreadsheet Anda. Ini membantu untuk lebih memahami apa yang Anda coba wakili dengan data sekilas.