Apa itu File Outlook PST dan Mengapa Menggunakannya… atau Tidak?

Penjelasan

OlehSteve Krause

Terakhir diperbarui saat27 Oktober 2021

Hampir semua orang yang saya ajak bicara di tempat kerja mengeluh tentang ukuran akun email perusahaan mereka. Biasanya tidak masalah (tapi orang masih mengeluh) karena ketika kotak surat mendekati batasnya, kebanyakan server email (seperti Microsoft Exchange) akan memperingatkan pengguna agar mereka dapat membersihkan kotak surat sebelum server memberlakukan batas ukurannya dengan membatasi pengiriman/penerimaan dari server.

Sekarang, ini semua Baik-baik saja SAMPAI... Anda pergi berlibur selama beberapa hari, peringatan ukuran email itu datang dan pergi, dan kemudian bam! Kotak surat Anda penuh, dan Anda tidak dapat lagi mengirim/menerima email dari ponsel Anda atau bahkan OWA (Outlook Web Access) dalam hal ini. Saya telah menerima telepon jutaan kali. IPhone saya tidak dapat mengirim email, tolong!

• Jadi, apa yang harus dilakukan?
• Apakah ada solusi untuk kotak surat berukuran tidak mencukupi ini?
• Apa yang harus saya lakukan sebelum saya pergi berlibur?

Sekarang saya memperkenalkan Anda kepada yang terkenal (menurut IT) File Outlook PST.

Apa itu file .PST Outlook?

• File Data Outlook atau file Microsoft Outlook .PST (seperti yang lebih dikenal) dapat dibuat menggunakan Microsoft Outlook untuk memindahkan atau menyalin Email dan Lampiran dari akun Kotak Surat Server ke lokal Anda komputer. Pada dasarnya, ini adalah file Arsip atau Penyimpanan lokal yang Anda buat untuk menyimpan Email dan Lampiran di Hard Drive, Drive USB, atau Server Share komputer Anda (tergantung di mana Anda membuat dan menyimpannya).

Berapa banyak yang dapat Anda simpan di file Outlook .PST?

• Sebelum Outlook 2003/2007, file .PST hanya dapat menyimpan 2 Gigabytes Email dan Lampiran. Dengan Outlook 2003 dan Outlook 2007, format berubah memungkinkan file .PST tumbuh sesuai kebutuhan hingga berukuran lebih dari 20 Gigabyte kecuali default konfigurasi diubah.
• Jujur, jangan biarkan mereka mendapatkan 20 Gigs. Ini adalah banyak ide yang lebih baik untuk menyimpan file .PST Anda tidak lebih besar dari beberapa pertunjukan. Jika Anda membutuhkan lebih banyak ruang penyimpanan, buat file .PST baru alih-alih membuat sangat besar . Arsip PST. Semakin besar file .PST, semakin besar kemungkinan korupsi dan kehilangan data (ditambah semakin sulit untuk mencadangkan bad boys.) Anda dapat melampirkan .PST sebanyak mungkin file ke Klien Outlook Anda sesuai kebutuhan, jadi pisahkan saja email Anda secara logis di beberapa file .PST jika Anda perlu menyimpan lebih dari beberapa GIG lama surel.
• TIPS – Jika Anda menggunakan file .PST untuk mengarsipkan email lama, kompreslah setelah Anda menyalin semua data lama ke dalamnya. Email biasanya hanya teks, jadi dikompres dengan SANGAT baik.

Bagaimana cara membuat file Outlook .PST?

• Ini MUDAH, berikut adalah beberapa panduan untuk Outlook 2007, 2013, dan 2016.

Mengapa menggunakan/membuat file .PST? Manfaat?

Ukuran kotak surat

• Ingat paragraf pertama dari Artikel ini? Sebagian besar administrator email membatasi ukuran kotak surat Perusahaan. Semakin besar Kotak Surat, semakin banyak ruang disk yang mereka butuhkan, semakin banyak yang mereka butuhkan untuk membuat cadangan DAN semakin banyak WAKTU yang mereka butuhkan untuk melakukan pencadangan tersebut.
• Jika Anda seorang paket email (seperti saya), kotak surat 200 Megabyte tidak akan cukup. Di situlah file .PST masuk. Cukup buat file .PST dan seret dan lepas email Anda ke dalamnya. Mereka bekerja seperti folder kotak surat biasa di Outlook. Seret dan Jatuhkan. Itu mudah! Forum>.
• Versi terbaru Windows Search mengindeks kotak surat Anda DAN semua file .PST lokal (dapat dikonfigurasi) yang memungkinkan akses hampir instan ke semua email melalui fitur pencarian yang ada di Microsoft Pandangan.

Pencadangan dan Pemulihan Bencana

• Jika Anda tidak memiliki (atau mempercayai) administrator email yang secara teratur melakukan backup server email Anda, maka salin email Anda (ya, Anda tidak perlu PINDAHKAN email ke file .PST, Anda juga dapat menyalinnya) ke file .PST lokal adalah metode yang cepat dan mudah untuk memastikan email Anda dapat dipulihkan di server DR skenario.

Portabilitas

• File .PST menjadikan email portabel. Misalnya, Anda ingin memindahkan email dari satu kotak surat ke kotak surat lainnya. Misalnya, mungkin Anda berganti pekerjaan dan ingin membawa beberapa email lama. Atau mungkin Anda mengganti penyedia host. ATAU, mungkin Anda ingin menyalin email pribadi dan email kerja Anda ke file .PST, simpan di drive USB kecil dan simpan bersama Anda setiap saat. Seperti yang saya katakan, file .PST membuat email sangat portabel. Dan ya, begitu juga akun GMAIL tapi artikel ini bukan tentang GMAIL :)

Keamanan

• Tahukah Anda bahwa hampir tidak mungkin untuk melacak/mengaudit apakah orang/departemen TI Anda membaca email Anda? Memindahkan email "Sensitif" atau "Rahasia" dari Server Email / Exchange ke file .PST lokal menambahkan lapisan keamanan.
• Catatan: Sebagian besar departemen TI memiliki kemampuan untuk mengambil file .PST Anda tanpa Anda sadari langsung dari Hard Drive Anda di tempat kerja. Karena itu, menerapkan keamanan tambahan pada Hard Drive komputer Anda sangat penting. Saya akan segera menulis artikel tentang hal ini tetapi untuk saat ini, lihatlah ini artikel. Ini sedikit "GEEKY" jadi saya akan segera menindaklanjutinya dengan artikel yang menjelaskan beberapa opsi untuk mengamankan file .PST.

Apa kerugian menggunakan file .PST?

Akses Jarak Jauh

• Setelah surat adalah terharu menjadi file .PST, file tersebut tidak akan lagi tersedia di server menggunakan aplikasi akses jarak jauh seperti OWA atau Ponsel yang SYNC dengan kotak surat Anda. Untuk mengakses email dalam file .PST, Anda harus menggunakan Microsoft Outlook Client lengkap. Drive USB kecil dapat membantu dalam situasi ini. Namun, tetap saja tidak senyaman meninggalkan email di server.

Orang Tidak Akan Menyukaimu, dan mungkin saja kamu bisa kehilangan pekerjaanmu

• File .PST dari waktu ke waktu (tergantung pada berapa banyak email yang Anda terima/simpan) dapat menghabiskan BANYAK ruang di Komputer lokal Anda atau Server Share, tergantung di mana Anda menyimpannya. Orang-orang TI membenci apa pun yang membuat mereka mengerjakan apa pun kecuali itu membuat resume mereka, jadi meletakkan banyak data di suatu tempat yang mengharuskan mereka membeli lebih banyak ruang disk membuat mereka kesal.
• Hukum Perusahaan dan sebagian besar departemen Manajemen Arsip tidak menyukai file .PST karena memungkinkan Anda sebagai pengguna akhir dengan mudah mengabaikan atau mengabaikan kebijakan penyimpanan/pemusnahan dokumen perusahaan.
• Tim Keamanan Informasi Perusahaan juga tidak menyukai file .PST karena jika Bagian Hukum meminta mereka untuk memulihkan data untuk gugatan atau panggilan pengadilan, file .PST dapat membebani biaya dan upaya data pemulihan.

Kinerja Sistem & Otak

• Semakin banyak email yang Anda miliki, semakin banyak email yang harus Anda dan komputer Anda pantau dan proses.
• Karena lebih banyak email dan lampiran yang diindeks oleh Pencarian Windows (atau pengindeks email/sistem lainnya), indeks Anda akan lebih besar, DAN pencarian Anda akan memakan waktu lebih lama.

Jadi, semoga, saya menjawab semua pertanyaan Anda tentang file Microsoft Outlook .PST dan membahas beberapa Pro dan Kontra tingkat tinggi. Tetapi jika saya melewatkan sesuatu, jangan ragu untuk memberikan komentar atau memposting pertanyaan Anda di my forum.

Bagaimana-Untuk

Cara Menemukan Kunci Produk Windows 11 Anda

Jika Anda perlu mentransfer kunci produk Windows 11 atau hanya membutuhkannya untuk melakukan instalasi OS yang bersih,...

Bagaimana-Untuk

Cara Menghapus Cache, Cookie, dan Riwayat Penjelajahan Google Chrome

Chrome melakukan pekerjaan yang sangat baik untuk menyimpan riwayat penjelajahan, cache, dan cookie untuk mengoptimalkan kinerja browser Anda secara online. Cara dia...

Penawaran

Pencocokan Harga Di Toko: Cara Mendapatkan Harga Online Saat Berbelanja di Toko

Membeli di toko tidak berarti Anda harus membayar harga yang lebih tinggi. Berkat jaminan pencocokan harga, Anda bisa mendapatkan diskon online saat berbelanja di...