10 Tips Outlook yang Sangat Diperlukan

Apakah Anda mendapatkan hasil maksimal dari program saat Anda menggunakan Outlook? Klien desktop Outlook adalah surga pengguna daya dengan lebih banyak fitur daripada Pisau Tentara Swiss, dan kebenaran yang disayangkan adalah bahwa banyak orang akhirnya kewalahan karenanya. Itu tidak harus menjadi Anda! Meskipun ada ratusan saran dan trik untuk menggunakan email yang sangat berat ini aplikasi, kami menyimpannya pendek dan menyusun daftar 10 besar yang paling berguna dan sering diabaikan. Dengan tips ini Anda bisa lebih percaya diri, efisien, dan tidak malu apakah Anda sedang bekerja atau mengelola email dari komputer pribadi Anda.

1. Pratinjau Cepat Setiap Bagian Outlook
Apakah Anda perlu melihat kalender dengan cepat? Mungkin Anda perlu dengan cepat melihat apa yang tersisa di daftar tugas Anda dan menemukan seseorang dari buku kontak Anda. Di Office 2013 fitur "mengintip pratinjau" diperkenalkan yang memungkinkan Anda melihat ringkasan cepat dari tab Kalender, Orang, dan Tugas dengan mengarahkan kursor di bagian bawah Outlook.

2. Langkah cepat
Apakah banyak waktu Anda di Outlook dihabiskan untuk melakukan tugas yang berulang? Kemudahan alur kerja Anda dengan menambahkan beberapa langkah cepat yang dapat melakukan pekerjaan Anda untuk Anda. Setiap tombol dapat diatur untuk secara otomatis membalas dengan teks kalengan, meneruskan email, menyalin email ke folder, membuat janji temu, dan banyak lagi. Langkah-langkah cepat mungkin tampak rumit untuk diatur pada awalnya tetapi tidak perlu khawatir kami telah membantu Anda tutorial yang mudah diikuti pada subjek. Sangat berharga meluangkan waktu untuk mempelajari cara menggunakannya jika Anda menggunakan Outlook setiap hari.

3. Aktifkan Tampilan Percakapan
Benci atau suka, sejak Gmail membuat ide arus utama orang telah doyan membaca email dalam daftar percakapan. Apa yang lebih baik lagi, tampilan ini memungkinkan Anda dengan mudah mengabaikan seluruh aliran email jika Anda menemukan diri Anda dalam percakapan grup yang Anda tidak ingin lakukan. Mengubahnya semudah mengklik kotak centang di tab Lihat pada pita email.

4. Tambah Kontak Baru Saat Membaca Email
Menulis secara manual di alamat email kontak adalah tahun 2003. Di versi Outlook yang lebih baru (2007-2013) Anda bisa menambahkan orang ke daftar kontak Anda ketika membaca email jika Anda mengklik alamat mereka di header.

5. Jadikan Surel Email Belum Dibaca
Warna dan font default di Microsoft Office dapat membuat Anda lebih menginginkan. Meskipun saya tidak dapat menyarankan set warna tertentu yang disetujui oleh semua orang di luar sana, saya dapat memberi tahu Anda bahwa menyesuaikan milik Anda dapat dijangkau. Kunjungi pita Lihat> Lihat Pengaturan> Pengaturan Lainnya dan Pemformatan Bersyarat. Di dalam setiap jendela Anda dapat mengubah tidak hanya warna, tetapi juga font, ukuran, dan gaya setiap bagian teks dalam Outlook. Lebih detail di tautan oranye di atas.

6. Tunda Pengiriman
Pernahkah Anda mengirim email hanya untuk memiliki “OH CRAP! Mengapa saya mengirim itu— ”sesaat setelah itu? Saya telah menggunakan fitur ini selama bertahun-tahun dan saya tidak bisa memberi tahu Anda berapa kali telah menyelamatkan bacon saya dan mencegah surel yang buruk. Meskipun ini mungkin penting di kantor perusahaan, itu sangat penting ketika Anda berurusan dengan pelanggan agar email menjadi akurat dan menghindari miskomunikasi yang tidak disengaja. Cukup mudah untuk menunda satu pesan dari pita Opsi di jendela komposisi, tetapi untuk menunda semua email secara default membutuhkan aturan Outlook yang sedikit lebih rumit yang dijelaskan lebih baik dalam panduan tertaut ini.

7. Matikan Panel Orang
Itu jelek, sangat besar, dan memonopoli layar real estat yang berharga. Meskipun Microsoft sangat meningkatkan panel orang di Office 2013, itu masih menyusahkan bagi sebagian besar pengguna. Untungnya mereka membuatnya mematikannya dengan sangat mudah. Dalam mode surat, kunjungi Lihat pita dan klik Panel Orang> Nonaktif untuk mematikan kekacauan di bagian bawah jendela bacaan Anda. Jika Anda memerlukannya kembali, Anda sekarang juga tahu di mana menemukan tombol on untuk itu karena itu di tempat yang sama.

8. Nonaktifkan Pratinjau Pesan di Panel Folder
Untuk sebagian besar email, subjek dan pengirim sudah cukup tahu apakah Anda ingin membukanya dan membacanya. Menonaktifkan pratinjau pesan memberi Anda ruang hingga 50% lebih banyak untuk melihat email yang terdaftar di Kotak Masuk Anda, dan itu berarti Anda dapat melewatinya lebih cepat dan kembali melakukan sesuatu yang lebih produktif. Untuk menonaktifkan ini, buka pita Lihat dan klik Pratinjau Pesan> Mati.

9. Liburan (Pengingat Keluar Kantor)
Jika Anda menggunakan Outlook untuk bekerja maka ini adalah no-brainer. Memberi tahu pelanggan dan kolega bahwa Anda berada di luar kota adalah cara terbaik untuk menghindari apa yang bisa berubah menjadi gerombolan yang marah, bertanya-tanya mengapa Anda tidak pernah mengirim laporan TPS pada hari Jumat. Ada beberapa cara untuk melakukan ini. Seseorang melibatkan pengaturan pertemuan sebagai pengingat. Cara lainnya adalah dengan membuat aturan yang mirip dengan yang ada di tangkapan layar di bawah ini. Tetapi yang paling banyak digunakan orang disebut "Asisten Kantor" dan mengharuskan surel Anda di-host di server pertukaran.

10. Selamatkan Diri Anda dari Balasan Email yang Tidak Disengaja
Bahkan jika diolok-olok karena diare sonik adalah yang paling tidak Anda khawatirkan, masih ada banyak hal yang mungkin hanya tersisa di kotak masuk beberapa orang terpilih. Kiat ini melibatkan penginstalan plugin Outlook yang akan mencegah atau setidaknya memperingatkan Anda jika Anda akan mengirim email ke semua orang di daftar balasan dibandingkan hanya mengirimnya ke seorang individu. Kamu bisa unduh plugin di sini dari Microsoft.com. Jalankan saja file .msi dan instalasinya sangat mudah.