10 Tips Membuat Kebijakan Media Sosial untuk Bisnis Anda: Pemeriksa Media Sosial

Kebijakan. Itu bisa menjadi kata yang kotor, terutama di komunitas media sosial.

Mengapa? Kebijakan media sosial yang ditulis dengan buruk membatasi, menghalangi, dan mematikan keterlibatan media sosial - tepatnya seberang tentang apa yang diinginkan bisnis.

Namun, kebijakan media sosial yang hebat mendukung, melindungi, dan memberdayakan keterlibatan berkualitas tinggi. Ini tentang pemberdayaan dan kepercayaan.

Seperti yang ditulis Beth Kanter, "Kepercayaan lebih murah daripada kontrol.”

Artikel ini akan menjelaskan bagaimana kebijakan media sosial berbeda dari kebijakan lain dan memberi Anda 10 tips untuk membantu membuat kebijakan media sosial yang efektif.

Mengapa Kebijakan Media Sosial?

Kebijakan media sosial berbeda. Di sebagian besar kebijakan dan prosedur, kami mendokumentasikan apa yang harus dilakukan staf dalam situasi tertentu: "Jika ini terjadi, lakukan itu." Untuk media sosial, tidak ada cara untuk mengetahui secara pasti situasi apa yang mungkin muncul - atau dalam banyak kasus - bagaimana sebaiknya staf menangani mereka. Setiap jaringan media sosial dan setiap hubungan adalah unik dan lingkungan media sosial berubah setiap hari.

Risikonya tidak pasti. Pengadilan sedang dalam proses menafsirkan undang-undang terkait media sosial. Sampai proses interpretasi itu matang - dan ini akan memakan waktu tahun – organisasi beroperasi tanpa panduan yang pasti. Masalah yang mungkin timbul meliputi: kerahasiaan karyawan dan / atau klien, masalah hubungan kerja, pembajakan merek, miskomunikasi, spamming, dll.

Mengingat lingkungan yang tidak pasti dan risiko yang tidak jelas, bagaimana kita melangkah maju?

Ada ratusan contoh kebijakan media sosial di Internet. Jika Anda mencari titik awal, Anda pasti akan menemukan ide sini dan sini.

Namun, untuk membuat kebijakan yang berfungsi - benar-benar bekerja - kita harus pertama meletakkan dasar.

Di sini adalah 10 strategi yang bisa Anda terapkan hari ini.

# 1: Kumpulkan Tim Anda

Kebijakan media sosial tidak dapat ditulis oleh satu orang saja. Itu harus unik untuk organisasi Anda dan idealnya harus memasukkan masukan dari banyak orang yang berbeda dengan berbagai keahlian.

Pendekatan tim memastikan bahwa area utama risiko dikelola dengan baik dan bahwa setiap tantangan masa depan yang mungkin timbul ditangani dengan tepat.

Selain staf yang terlibat langsung di media sosial, calon anggota tim mungkin termasuk: CEO, direktur SDM, TI direktur, direktur pemasaran / pengembangan, direktur program / departemen, pengacara yang paham media sosial, dan setidaknya satu orang digital native.

Jangan khawatir, tidak setiap anggota tim ini perlu mengetahui detail pribadi aktivitas media sosial Anda. Pikirkan seperti ini: jika krisis harus terjadi, informasi apa yang perlu dimiliki tim Anda (tentang sosial media dan lanskap hukum serta organisasi dan nilai-nilai Anda) untuk merespons dengan tepat di media sosial media?

# 2: Fokus pada Menciptakan Budaya

Media sosial itu organik. Itu berubah setiap hari. Kebijakan birokrasi kemungkinan besar tidak akan berhasil. Sebaliknya, kami menginginkan budaya inovasi, berbagi ide, pemecahan masalah, dan kreativitas. Ada hubungan langsung antara budaya dan kebijakan organisasi internal. Faktanya, kebijakan yang kita tulis membentuk budaya kita.

Saat Anda menulis kebijakan Anda, termasuk proses yang memperkuat budaya evaluasi dan pembelajaran. Berikut beberapa pertanyaan yang perlu dipertimbangkan:

• WHO ada di tim media sosial Anda?
• Seberapa sering apakah mereka bertemu?
• Bagaimana kabarnya masalah / tantangan ditangani dan oleh siapa?
• Apa kabar mendokumentasikan pembelajaran kelompok?
• Bagaimana kita evaluasi kesuksesan kami dan belajar dari kegagalan kita?

Dalam kebijakan Anda, Anda bisa mengakui nilai-nilai budaya media sosial yaitu transparansi, konsistensi, koneksi, kreativitas, dan ketepatan waktu. Dengan mengingat nilai-nilai ini, membangun proses yang menekankan pada pelatihan, dukungan dan evaluasi.

Jika konsep budaya media sosial masih baru bagi Anda, lihat 26 Statistik Media Sosial yang Menjanjikan untuk Bisnis Kecil. Ini menawarkan gambaran umum yang bagus tentang lanskap media sosial dan mengapa hal itu memengaruhi bisnis.

# 3: Pertimbangkan Dampak Hukum, Termasuk Badan Peninjau Hubungan Perburuhan Nasional (NLRB)

Banyak kasus pengadilan yang keluar tentang media sosial adalah masalah hubungan perburuhan. Undang-Undang Hubungan Perburuhan Nasional (NLRA) diberlakukan terutama untuk melindungi hak-hak karyawan untuk berorganisasi.

Secara tradisional, pengorganisasian karyawan dilakukan secara langsung atau melalui telepon. Dengan munculnya media sosial, hal itu juga terjadi secara online. Tidak masalah apakah karyawan berserikat atau tidak; mereka berhak untuk mendiskusikan kondisi kerja dengan sesama karyawan.

Artinya, percakapan santai di Facebook tentang kondisi kerja dapat dilindungi di bawah NLRA. Setiap situasi berbeda, tetapi intinya adalah ini: berhati-hatilah dalam memberi tahu karyawan apa yang boleh dan tidak boleh mereka lakukan di situs media sosial pribadi mereka. Bahasa ini dapat dengan cepat menjadi bumerang.

Pada Agustus 2011, NLRB mengeluarkan memo mengenai 14 kasus ini. Memo ini memberikan penjelasan tentang kasus serta alasan di balik keputusan yang diambil. Saya sangat merekomendasikan majikan itu baca memo ini dan bagikan dengan semua orang di tim media sosial.

# 4: Pisahkan Keseluruhan Kebijakan dari Panduan Khusus Situs

Lanskap media sosial berubah setiap hari. Jika kebijakan Anda hanya berfokus pada situs media sosial tertentu, kebijakan tersebut akan segera usang. Secara umum, kebijakan itu harus fokus pada gambaran besar: siapa melakukan apa (peran dan tanggung jawab), gambaran umum tentang bagaimana mereka bisa / tidak bisa melakukannya (kepatuhan hukum dan branding, misalnya) dan mengapa kami melakukannya (tujuan dan nilai).

Panduan tertulis terpisah dapat dibuat untuk mencatat seluk beluk situs media sosial tertentu. Pedoman ini sangat membantu dalam kasus pergantian staf. Proses dari menyusun pedoman juga membantu staf untuk lebih memahami dan menjelaskan apa yang mereka lakukan dan bagaimana.

# 5: Jangan Menemukan Kembali Roda

Sepertinya Anda sudah memiliki banyak kebijakan internal yang berlaku untuk aktivitas media sosial. Ini termasuk kebijakan tentang privasi, persetujuan foto, penggunaan Internet, penggunaan ponsel, dan banyak lainnya.

Kamu bisa rujuk kebijakan ini dalam kebijakan media sosial Anda, mencatat secara khusus setiap perbedaan dalam aplikasi yang mungkin diperlukan dengan media sosial.

Misalnya, kebijakan penggunaan ponsel Anda mungkin saat ini tidak membahas penggunaan foto dari kamera ponsel. Terimakasih untuk geotagging, foto yang diambil dengan ponsel hampir secara universal berisi kode digital yang menunjukkan lokasi tepat Anda pada tanggal dan waktu foto. Jika Anda mengunggah foto yang diambil dengan kamera ponsel ke situs media sosial Anda, Anda mungkin memberikan lebih banyak informasi daripada yang diperlukan.

Kebijakan media sosial mungkin mempertimbangkan hal ini dengan meminta staf untuk melakukannya menggunakan perangkat lunak untuk menghapus foto informasi geotagging sebelum foto dapat diposting.

# 6: Sertakan Regulasi Eksternal

Sebagian besar peraturan hukum (termasuk HIPAA, FERPA, hubungan kerja yang adil, dll.) Berlaku secara online maupun offline. Gunakan kebijakan media sosial untuk mengingatkan karyawan bahwa peraturan ini harus ditaati. Jika memungkinkan, berikan contoh eksplisit tentang jenis perilaku apa yang tidak dapat diterima.

P.S: Ini adalah saat yang tepat untuk memikirkan pelatihan kepatuhan perusahaan Anda. Media sosial memengaruhi hampir setiap aspek kehidupan dan bisnis kita. Jika pelatihan Anda tentang privasi, kerahasiaan, pencitraan merek, dll., Saat ini tidak membahas media sosial, sekarang saatnya untuk menyertakannya.

# 7: Buat Dua Kebijakan

Ini dianggap sebagai praktik terbaik untuk memiliki dua kebijakan media sosial: satu untuk karyawan yang menggunakan media sosial untuk pekerjaannya dan satu lagi untuk karyawan yang menggunakan media sosial dalam kehidupan pribadinya.

Kebijakan pertama, dengan fokus pada aktivitas yang berhubungan dengan pekerjaan, seharusnya mencakup semua yang telah kita diskusikan di sini: mendefinisikan tim Anda, mengartikulasikan peran dan tanggung jawab, pedoman pencitraan merek, dan memperjelas tentang kebijakan internal dan eksternal yang harus dipatuhi.

Kebijakan kedua, berfokus pada karyawan yang menggunakan media sosial dalam kehidupan pribadi mereka berikan informasi kepada karyawan tentang apa yang boleh dan tidak boleh mereka katakan tentang perusahaan Anda di situs pribadi mereka.

Beberapa organisasi - termasuk organisasi militer dan perawatan kesehatan - akan menginginkannya sangat spesifik tentang apa yang tidak boleh dibagikan karyawan secara online.

Misalnya, rahasia dagang, informasi klien, dan bahkan keberadaan karyawan mungkin sangat dirahasiakan. Organisasi lain akan menginginkannya mendorong karyawan untuk bertindak sebagai duta merek. Beberapa bahkan melangkah lebih jauh dengan memberikan panduan tentang bagaimana berbicara tentang perusahaan secara online. Bagaimanapun Anda ingin karyawan Anda melakukannya diskusikan (atau tidak diskusikan) perusahaan Anda secara online, beri mereka panduan.

Dua kata peringatan: 1) Mewajibkan karyawan untuk menggunakan akun media sosial pribadinya sendiri untuk terhubung dengan perusahaan Anda secara online adalah hal yang berbahaya. Mereka mungkin memilih untuk melakukannya, tetapi biarkan itu menjadi pilihan mereka. Hal terakhir yang diinginkan manajer adalah mempelajari lebih lanjut tentang kehidupan pribadi karyawan daripada yang perlu dia ketahui. 2) Sebelum Anda menulis kebijakan, baca kembali tip # 3 dan memo dari National Labour Relations Review Board. Ini dapat menyelamatkan Anda dari banyak sakit kepala di jalan.

# 8: Tekankan Pendidikan

Batasan antara kehidupan pribadi dan profesional kita semakin kabur. Sebagian besar karyawan belum sepenuhnya menyadari tantangan yang mungkin berkembang sebagai akibat dari privasi yang menurun. Pepatah lama adalah, “Apa yang terjadi di Vegas, tetaplah di Vegas.” Hari ini, pernyataan yang lebih akurat adalah, “Apa yang terjadi di Vegas, tetap ada di Facebook.”

Saat saya membaca kasus pengadilan yang keluar tentang media sosial, bagi saya tampaknya banyak kasus muncul karena ketidaktahuan, bukan niat jahat, dari pihak karyawan. Banyak karyawan yang belum sepenuhnya memikirkan konsekuensi dari perilaku dunia maya mereka. Dengan memberikan pendidikan keamanan dunia maya kepada staf mereka, pemberi kerja mencegah masalah sebelum mereka mulai.

Sama seperti Anda memiliki dua kebijakan, satu untuk aktivitas terkait pekerjaan dan satu lagi untuk karyawan yang menggunakan media sosial dalam kehidupan pribadi mereka, pendidikan karyawan juga dapat mengambil dua jalur:

• Berikan pelatihan terkait pekerjaan kepada staf yang terlibat di media sosial atas nama organisasi. Pelatihan rutin yang berkelanjutan membantu organisasi Anda tetap terkini dan memberi staf kesempatan untuk membangun jaringan dengan orang lain di lapangan.
• Mendidik semua staf tentang keamanan Internet. Pendidikan ini mungkin termasuk bagaimana melindungi diri kita dari kejahatan dunia maya dan bagaimana membangun dan melindungi reputasi online kita.

Dalam hal perilaku dunia maya yang bertanggung jawab, pemberi kerja memiliki kesempatan unik untuk mendidik daripada memberi mandat. Komitmen ini menunjukkan rasa hormat kepada karyawan. Karyawan merasa dihargai, dipercaya, dan terinspirasi. Semua orang mendapat manfaat.

# 9: Minta Pengacara untuk Meninjau Kebijakan

Nasihat hukum sangat penting. Sangat mudah untuk salah langkah, terutama di bidang hubungan perburuhan. Pastikan Anda tanya pengacara yang berpengalaman di bidang tersebut - teman pengacara pajak Anda tidak akan banyak membantu.

Tinjauan hukum bisa mahal; namun, tuntutan hukum akan jauh lebih mahal.

# 10: Jangan Biarkan Mengumpulkan Debu

Lingkungan cyber sering berubah. Kebijakan media sosial harus ditinjau setidaknya setiap enam bulan. Biarkan semua orang di tim meninjau kebijakan secara terpisah dan kemudian bersama-sama.

Tanyakan pada diri Anda, apakah ini masih relevan? Apakah ini membantu kita melakukan pekerjaan kita? Bagaimana lingkungan media sosial berubah baru-baru ini? Apakah ada pembaruan hukum yang berlaku?

Kebijakan media sosial bukanlah bagian yang paling menarik dari media sosial; namun, jika dikembangkan dengan baik, mereka dapat mendukung, memberdayakan, dan melibatkan staf saat mereka pada gilirannya melibatkan klien Anda.

Apa pendapatmu Apa saran terbaik Anda untuk perusahaan yang menulis kebijakan media sosial? Silakan tinggalkan pertanyaan dan komentar Anda di kotak di bawah ini.