Cara Mengatur Alur Kerja DM Instagram: Penguji Media Sosial

Ingin tahu bagaimana cara mengelola semua pesan langsung (DM) Instagram yang Anda terima dengan lebih baik? Ingin menggunakan DM untuk terhubung dengan pengikut dan pelanggan?

Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari cara menyiapkan alur kerja DM Instagram yang memungkinkan Anda mengelola pesan langsung secara profesional dan berhasil untuk bisnis.

# 1: Tentukan Nada untuk Balasan DM Instagram

Banyak orang berpikir bahwa dampak merek terjadi selama percakapan pelanggan dengan bisnis, tetapi sebenarnya perasaan sisa yang dirasakan orang-orang itulah yang menentukan siapa Anda sebagai merek. Itulah mengapa penting untuk dilakukan bicarakan dengan tim Anda tentang bagaimana perasaan Anda ingin orang-orang setelah mereka berinteraksi dengan karyawan Anda yang berhadapan dengan pelanggan.

Jika Anda ingin memberikan kesan profesionalisme kepada pelanggan, Anda dapat mengarahkan mereka ke alamat email untuk melanjutkan percakapan secara formal. Ini akan bekerja dengan sempurna jika Anda perlu mengajak orang lain ke dalam percakapan atau secara resmi mengakui keluhan.

Jika Anda ingin orang menganggap merek Anda ramah dan menyenangkan, Anda dapat menjawab pertanyaan pelanggan dengan emoji, percakapan sehari-hari, GIF, atau obrolan lucu. Pastikan semua orang yang menangani DM Instagram Anda (dan bisnis Anda yang lebih luas) mengetahui dan memahami kesan yang ingin Anda tinggalkan.

Inilah yang telah kami tempelkan pada sebuah poster di kantor kami: "Bayangkan Anda sedang duduk di bar atap saat senja menikmati koktail dan cekikikan dengan sahabat Anda. Anda sedang menjelaskan cara menggunakan Instagram di bawah pohon yang diselimuti cahaya peri. Anda memberi semangat, unik, bijaksana dan membantu, dan bukan guru-y yang sangat konvensional. ”

Jika Anda sudah lama berada di Instagram, mengunjungi kembali hal-hal dasar dapat mengatur ulang Anda untuk sukses yang lebih kuat dengan DM.

# 2: Buat Alur Kerja DM Instagram

Dengan tim yang lebih kecil yang hanya terdiri dari beberapa orang, Anda dapat mencoba sejumlah opsi untuk membagikan kotak masuk Instagram Anda. Sebagai contoh:

• Satu orang meliput hari kerja dan orang lain menutupi akhir pekan.
• Bagi minggu menjadi dua dan minta setiap orang mengelola satu bagian.
• Tetapkan hari dalam seminggu kepada orang yang berbeda untuk mengelola semua DM Instagram.

Saat bisnis, tim, dan DM Anda berkembang, Anda perlu menerapkan alur kerja yang lebih ketat untuk mengelola kotak masuk Anda. Salah satu taktik yang dapat membantu adalah menggunakan sistem bendera Instagram.

Jika Anda menunggu tanggapan dari pelanggan atau membutuhkan bantuan dari anggota tim lain sebelum menjawab, gunakan bendera. Saya tahu itu populer untuk menyimpan item yang ditandai sebagai "belum dibaca", tetapi ketika Anda berbagi akun atau menjalankan akun klien, tidak jarang seseorang menyelinap untuk melihat apa yang terjadi dan secara tidak sengaja lupa menandai pesan sebagai belum dibaca lagi. Sebuah bendera menjaganya tetap bersih untuk semua orang.

Berikut cara menggunakan sistem bendera untuk DM Instagram Anda. Untuk menandai percakapan, buka percakapan DM dan ketuk ikon bendera.

Untuk menemukan percakapan yang Anda tandai, arahkan ke kotak masuk Instagram Anda. Kemudian ketuk ikon di sebelah kanan kotak pencarian dan pilih Ditandai dari menu pop-up. Pesan yang ditandai memiliki segitiga oranye di pojok kanan atas.

Ada banyak cara untuk mengelola pesan di kotak masuk Instagram Anda. Anda dan tim Anda mungkin ingin mencoba berbagai teknik untuk melihat mana yang terbaik bagi Anda.

Jika ada sesuatu yang tidak dapat dijawab di dalam kotak masuk atau Anda perlu lebih banyak waktu untuk menyelidikinya, meminta alamat email dari pengguna sehingga Anda dapat menetapkan tiket pemecahan masalah atas nama mereka. Beri tahu mereka bahwa Anda akan memperbaruinya secepat mungkin. Pengguna dapat melihat apakah Anda telah membaca pesan mereka, jadi penting untuk mengetahui bahwa mereka telah didengar dan Anda perlu sedikit waktu ekstra untuk menyelidikinya.

Ingat, adalah tanggung jawab tim untuk memastikan DM ini dihapus dari kotak masuk dan diselesaikan.

# 3: Tetapkan Waktu Perjanjian Tingkat Layanan (SLA)

Media sosial semakin menjadi dunia kepuasan instan. Untungnya, kebanyakan orang masih memahami bahwa tidak mungkin bagi bisnis untuk duduk di Instagram sepanjang hari untuk langsung menjawab pertanyaan.

Sangat penting bagi bisnis Anda untuk memiliki SLA dan mematuhinya. Saya sarankan untuk tidak mengambil lebih dari 6-10 jam untuk menanggapi DM di Instagram (di sinilah tim membantu). Tentu saja, seberapa cepat Anda merespons mungkin bergantung pada jenis permintaan.

Jika pengguna siap membeli tetapi perlu mengajukan pertanyaan singkat terlebih dahulu, yang terbaik adalah segera tanggapi untuk memanfaatkan pembelian impulsif. Namun jika pengguna mengalami masalah yang belum terselesaikan, menyelesaikannya dalam jangka waktu yang wajar akan mengurangi risiko ulasan buruk Anda, atau dipanggil secara publik di forum atau di media sosial. Ini juga memberi Anda kesempatan untuk mengubah pengalaman dan menciptakan penggemar setia.

Sayangnya, lebih cepat bisa lebih baik. Saya sangat yakin bahwa Anda memilih cara menjalankan hari Anda; harimu tidak membuatmu lelah. Tetapkan waktu di kalender untuk memeriksa DM agar Anda tidak lepas dari tugas atau lupa.

# 4: Kurasi Elemen Balasan yang Siap Digunakan

Setelah tim Anda memahami tanggung jawab mereka dalam mengelola DM Instagram Anda, Anda perlu memberi mereka alat untuk melakukan pekerjaan mereka seefektif dan secepat mungkin. Berikut beberapa hal yang perlu disertakan dalam toolkit DM Instagram Anda.

Kutipan Merek

Eja ungkapan unik yang umum dalam suara merek Anda. Anda mungkin menggunakan "Astaga!" ketika sesuatu tidak berjalan sesuai rencana.

GIF, GIF, dan GIF Lainnya!

Daripada memilih file GIF Anda dapat menggunakan di dalam kotak masuk Instagram Anda, mengklarifikasi jenis GIF yang tidak ingin Anda gunakan. Jika Anda ingin pesan Anda mengambil nada percakapan dengan seorang teman, Anda dapat menggunakan reaksi wajah dan kilau ekspresif, tetapi bukan GIF orang yang jatuh dan melukai diri sendiri.

Merek Emoji

Pilih 10 atau lebih emoji yang sesuai dengan merek Anda dan menggunakannya secara konsisten di seluruh pos Anda, cerita, teks, dan DM. Pertimbangkan perasaan yang dibuat emoji, keragaman emoji orang yang Anda pilih, dan frekuensi penggunaan. Semua faktor ini dapat memperkuat pesan merek Anda.

Dengan memperjelas bagaimana Anda ingin merek Anda muncul di luar, tim, merek, dan halaman Instagram Anda memiliki peluang terbaik untuk secara konsisten menawan.

Balasan Cepat

Itu Balasan Cepat Instagram fitur memungkinkan Anda untuk mengatur tanggapan kalengan untuk pertanyaan yang sering diajukan melalui DM Instagram. Kuncinya adalah membuat pesan ini terdengar manusiawi, tidak seperti Anda baru saja menyalin dan menempelkan pesan tersebut. Pengguna ingin diperlakukan dengan cara pribadi, dan mereka biasanya dapat mencium respons salin / tempel dari jarak satu mil. Menambahkan beberapa penyesuaian (seperti nama depan) ke balasan cepat Anda akan membantu.

Untuk menggunakan fitur ini, bukalah Profil bisnis Instagram dan ketuk ikon di pojok kanan atas (dengan tiga baris di atasnya). Kemudian ketuk Pengaturan di bagian bawah menu pop-out.

Gulir ke bawah ke Pengaturan Bisnis dan ketuk Balasan Cepat.

Kemudian ketuk New Quick Reply.

Sekarang ketik pesan Anda dan masukkan nama jalan pintas / kata kunci yang ingin Anda gunakan untuk balasannya.

Setelah Anda selesai, tap Selesai dan tanggapan Anda akan ditambahkan ke daftar balasan cepat dengan nama pintasan.

Kesimpulan

Mengelola kotak masuk Instagram bisnis Anda bisa jadi menantang. Jika Anda tidak menguasai banyak hal, Anda dapat membuat calon pelanggan merasa diabaikan, tidak didengar, dan kurang puas dengan pengalaman berinteraksi dengan merek Anda.

Baik Anda mengelola DM Instagram sendiri, dengan tim, atau mengalihdayakan tugas, Anda memerlukan rencana yang solid untuk memastikan Anda tampil sebagai bisnis kelas dunia di Instagram.

Semakin banyak Anda memposting di Instagram, semakin banyak DM yang akan Anda terima. Daripada mengabaikannya, merasa cemas, atau mengabaikannya, mengikuti langkah-langkah ini akan membantu Anda mengatur alur kerja untuk mengelolanya sambil menciptakan penggemar yang mengoceh (dan lebih banyak pelanggan aktif) di proses.

Bagaimana menurut anda? Apa gaya manajemen DM Instagram Anda? Apakah Anda punya teknik untuk ditambahkan ke daftar ini? Silakan bagikan pemikiran Anda di komentar di bawah.

Lebih banyak artikel tentang pemasaran Instagram:

• Pelajari cara mengatur tombol tindakan Instagram agar pelanggan dapat menghubungi Anda melalui profil bisnis Anda.
• Cari tahu cara membuat video Instagram yang beresonansi dengan audiens Anda.
• Temukan tujuh cara untuk meningkatkan keterlibatan Instagram Anda.