Bagaimana Menulis Kebijakan Media Sosial untuk Memberdayakan Karyawan: Penguji Media Sosial

Apakah perusahaan Anda memiliki kebijakan media sosial?

Apakah karyawan bingung tentang apa yang boleh dan tidak boleh mereka posting?

Kebijakan media sosial harus memenuhi persyaratan perusahaan dan hukum, tetapi harus mencakup peluang terbuka bagi karyawan untuk mendukung upaya media sosial Anda.

Dalam artikel ini Anda akan temukan cara membuat kebijakan media sosial yang mendorong partisipasi karyawan.

Mengapa Kebijakan Media Sosial?

Penelitian menunjukkan bahwa sebagian besar karyawan bersedia membagikan informasi perusahaan — mereka hanya tidak yakin apa yang akan dibagikan karena tidak ingin mendapat masalah.

Kebijakan media sosial di seluruh perusahaan yang konstruktif akan menjawab pertanyaan dan dorong karyawan untuk menambahkan dukungan di media sosial bila memungkinkan.

Tujuan artikel ini adalah membantu Anda mengembangkan kebijakan yang ramah, tidak berlebihan. Berikut sembilan komponen kebijakan media sosial yang efektif dan memberdayakan.

# 1: Pertimbangkan Budaya Perusahaan

Budaya perusahaan Anda telah dibangun selama bertahun-tahun. Ini mendefinisikan keyakinan, perilaku, dan harapan perusahaan. Ingatlah hal itu saat Anda bersiap untuk menulis (atau menulis ulang) kebijakan media sosial.

Cari tahu kebijakan perusahaan lain mana (misalnya, SDM dan TI) yang mungkin tumpang tindih dengan upaya media sosial Anda yang baru.

Apakah kebijakan yang ada mencakup informasi rahasia, pelecehan, teknologi, penyimpanan catatan, atau aktivitas lainnya, pastikan Anda ketahui mana yang ingin Anda integrasikan ke dalam prinsip media sosial.

Pertanyaannya sekarang menjadi bagaimana Anda berencana untuk memasukkan kebijakan (mungkin ketat) itu dengan kebijakan baru yang dimaksudkan untuk mendorong lebih banyak keterlibatan karyawan di media sosial?

Harapan perusahaan yang ada harus dibawa ke dalam kebijakan baru untuk menghindari kebingungan, pembagian berlebihan, dan risiko perusahaan.

# 2: Dapatkan Pembelian Eksekutif dan Departemen

Siapkan pertemuan dan undang pemangku kepentingan utama dalam organisasi Anda dan delegasi dari departemen yang diperlukan. Setidaknya, pastikan untuk memiliki perwakilan dari sumber daya manusia, hukum, komunikasi dan teknologi informasi.

Selama pertemuan, membahas penulisan kebijakan dan proses persetujuan. Tekankan potensi karyawan yang aktif secara sosial—Pentingnya berbagi pengumuman dan peluncuran produk, kemungkinan mendengarkan dan keterlibatan di garis depan, serta berbagi pengumuman perekrutan.

Tekankan kembali poin Anda dengan berbagi kisah sukses dari bisnis dengan karyawan yang diberdayakan secara sosial seperti Dell, Cisco, atau orang lain yang terkait dengan ceruk pasar Anda.

# 3: Tentukan Cakupannya

Kebijakan yang ditulis dengan baik dimulai dengan rencana yang tegas. Menentukan ruang lingkup kebijakan media sosial Anda memandu seluruh proses dan setiap perubahan selanjutnya.

Jawab pertanyaan ini: Apakah perusahaan menginginkan banyak kebijakan untuk menangani berbagai departemen dan jaringan; satu gabungan kebijakan rinci; atau satu kebijakan umum untuk diterapkan pada perusahaan secara keseluruhan?

Saat Anda memutuskan, perlu diingat bahwa kebijakan yang Anda tulis adalah untuk “karyawan umum. ” Harus ada kebijakan terpisah yang hanya berlaku untuk tim media sosial (dengan kelonggaran ekstra karena mereka memimpin proyek). Kebijakan tim media sosial harus mencakup setidaknya panduan gaya, pedoman, dan strategi internal.

Anda dapat mengabaikan ketentuan khusus ini dari kebijakan umum Anda agar tetap singkat.

# 4: Riset Hukum Negara Bagian dan Federal

Menavigasi bagaimana undang-undang negara bagian dan federal memengaruhi kebijakan media sosial perusahaan Anda membutuhkan waktu, tetapi itu sangat penting. Anda tidak ingin didenda karena tidak mematuhi hukum.

Teliti NLRB dan undang-undang ketenagakerjaan federal lainnya yang dapat melindungi postingan media sosial. Komisi Perdagangan Federal memiliki aturan tentang bagaimana caranya membuat pengungkapan untuk dukungan, ulasan, dan situasi lain di mana produk atau pembayaran dilakukan untuk penyebutan sosial. Hukum lainnya melarang klausul non-penghinaan dalam kontrak pelanggan online.

Perhatikan kekhawatiran dari pemangku kepentingan dan kepala departemen Anda. Misalnya, saat beberapa perusahaan mengembangkan kebijakan media sosial, mereka mengklaim bahwa mereka memerlukan akses ke nama pengguna dan sandi media sosial pribadi karyawan untuk memastikan kerahasiaan perusahaan tetap terjaga.

Delapan belas negara bagian telah memberlakukan undang-undang yang melarang pemberi kerja meminta nama pengguna atau kata sandi: Maine dan Wisconsin (2014); Arkansas, Colorado, Illinois, Nevada, New Jersey, New Mexico, Oregon, Utah, Vermont dan Washington (2013); California, Delaware, Illinois, Maryland, Michigan, dan New Jersey (2012).

Konferensi Nasional Badan Legislatif Negara memiliki beberapa detail terbaik tentang negara yang memberlakukan dan mempertimbangkan undang-undang ini. Dewan Hubungan Perburuhan Nasional "Melindungi hak karyawan untuk bertindak bersama untuk mengatasi kondisi di tempat kerja, dengan atau tanpa serikat, termasuk diskusi di media sosial untuk tujuan tersebut."

Pendeknya, pastikan Anda berbicara dengan departemen hukum Anda untuk memastikan Anda tidak melanggar hak karyawan.

# 5: Memperjelas Aturan Kebijakan

Tujuan Anda, tentu saja, adalah untuk memberdayakan karyawan untuk aktif di media sosial saluran dan mendukung perusahaan dengan cara yang positif. Saat Anda bergerak maju, Anda mungkin menemukan bahwa karyawan sering kali bersedia membantu berbagi informasi perusahaan, tetapi mungkin tidak tahu apa yang harus dibagikan atau bagaimana caranya.

Kamu bisa bantu mereka dengan mengklarifikasi masalah yang diketahui dan menanyakan pertanyaan tambahan tentang media sosial.

Crowdsourcing pertanyaan-pertanyaan itu memastikan semua orang di halaman yang sama. Misalnya, Anda mungkin berpikir karyawan memiliki pertanyaan tentang apakah akan membagikan halaman web tertentu, padahal sebenarnya mereka memiliki pertanyaan yang lebih mendasar — ​​haruskah mereka menyukai halaman Facebook perusahaan? Dapatkah perusahaan melihat atau mengamanatkan postingan pribadi mereka?

Jawab pertanyaan paling umum di dokumen Anda.

# 6: Tangani Penggunaan Profesional dan Pribadi

Ada sejumlah pertanyaan yang perlu dipertimbangkan terkait penggunaan media sosial secara profesional dan pribadi. Kapan karyawan dapat menggunakan media sosial selama hari kerja? Apakah mereka diperbolehkan memposting pembaruan pribadi selama jam kerja (mis., Saat makan siang atau istirahat)?

Tentukan sejauh mana penggunaan media sosial yang dapat diterima di kantor. Beberapa perusahaan memiliki kebijakan ganda berdasarkan jenis karyawan — mis., Profesional administrasi dan back-office dapat menggunakan sosial selama jam kerja, tetapi karyawan per jam tidak.

Departemen yang terlibat langsung dengan pemasaran media sosial harus memiliki ketentuan yang memungkinkan mereka mengakses saluran media sosial sesuai kebutuhan.

Tunjukkan apakah karyawan perlu mengungkapkan keterkaitan mereka dengan perusahaan saat memposting informasi perusahaan. Sertakan standar posting yang dapat diterima untuk orang-orang yang dapat dianggap mewakili perusahaan Anda di media sosial.

Dorong pembaruan pribadi yang sesuai (setelah jam kerja) saat menyertakan referensi perusahaan. Ingat, Anda tidak dapat mengatur apa yang dilakukan karyawan di waktu luang mereka, tetapi Anda dapat memberikan saran.

# 7: Singkat

Sejauh ini Anda telah berkonsultasi dengan para pemain kunci; kebijakan perusahaan yang diteliti, hukum negara bagian dan federal; mengumpulkan pertanyaan karyawan; dan pedoman yang ditetapkan untuk penggunaan media sosial selama jam kerja.

Informasi sebanyak itu dapat dengan mudah mengisi satu atau dua pengikat. Untuk kebijakan ekstensif Anda, itu bagus — dan Anda harus memiliki salinannya yang disimpan di departemen yang sesuai.

Namun, jika Anda mendistribusikan kebijakan komprehensif tersebut kepada karyawan, kecil kemungkinan mereka akan membacanya — kebijakan tersebut akan berakhir di rak yang berdebu.

Lebih penting lagi, jika pedoman media sosial lebih dari dua halaman, sebagian besar karyawan mungkin akan bingung dan cenderung tidak terlibat dalam upaya media sosial perusahaan.

Saring yang lebih besar kebijakan menjadi pedoman yang pendek dan mudah dipahami. Faktanya, Ford memiliki satu halaman yang mencakup bagian terpenting dari keseluruhan kebijakannya.

KPG membuat video berdurasi empat menit yang menjelaskan pedoman media sosial mereka. Dua menit pertama membiasakan karyawan dengan media sosial dan bagaimana media itu digunakan untuk komunikasi penting dengan pelanggan. Pada tanda 2:30, mereka secara ringkas menyatakan bagaimana mewakili perusahaan di saluran tersebut.

Kiat saya untuk mengurangi ukuran kebijakan Anda: Daripada menyertakan aturan khusus tentang kerahasiaan, pelecehan, atau bidang lain yang sudah tercakup dalam kebijakan yang ada, sebutkan secara singkat dan dorong karyawan untuk membaca kebijakan tersebut terpisah.

Hindari aturan yang rumit agar karyawan diberdayakan daripada bingung.

# 8: Latih Karyawan

Meskipun Anda telah mendistribusikan versi singkat pedoman media sosial Anda, Anda tetap perlu melakukannya luangkan waktu untuk melatih karyawan.

Pelatihan itu tidak diragukan lagi sertakan diskusi terbuka tentang batasan. Hancurkan setiap perasaan negatif dengan memasukkan unsur-unsur yang menginspirasi dan memberdayakan.

Jadikan media sosial relevan bagi karyawan dengan menjelaskan bahwa itu benar-benar baik untuk bisnis—Itu membantu mempercepat siklus penjualan dan meningkatkan tingkat penutupan. Karyawan mungkin tidak menyadari bahwa rata-rata pengguna Facebook berusia 40-an — bukan 14-an.

Memasukkan elemen-elemen ini membantu memotivasi karyawan untuk memulai sosial.

# 9: Luncurkan Kebijakan Media Sosial

Apakah kamu suka kue? Tentu saja — semua orang melakukannya. Adakan pesta peluncuran kebijakan media sosial untuk membuat orang bersemangat dan meningkatkan kesadaran tentang fokus baru Anda pada keterlibatan karyawan.

Berikan hadiah untuk orang-orang yang sudah terlibat dalam sosial. Anda bahkan bisa gamify partisipasi dengan membuat pelacak media sosial di Intranet. Kenali bintang media sosial teratas di email perusahaan atau kirimkan hadiah (jika Anda memiliki anggaran).

Jika kamu buat itu menyenangkan, orang akan ingin berpartisipasi!

Ke Anda

Membuat kebijakan media sosial yang memenuhi batasan perusahaan dan hukum, memberdayakan karyawan, serta singkat dan manis adalah pekerjaan yang cukup berat.

Mengelola perkembangannya memerlukan mendengarkan sejumlah kontributor dan menyaring bagian-bagian penting menjadi a singkat, kebijakan yang mudah dipahami yang mengurangi risiko bagi perusahaan dan memberikan kebebasan kepada karyawan untuk mendukung perusahaan.

Kebijakan baru bisa menjadi seruan bagi membantu karyawan di seluruh organisasi memahami media sosial, meningkatkan aktivitas, dan membantu menciptakan perusahaan yang lebih aktif secara sosial.

Bagaimana menurut anda? Sudahkah Anda membuat kebijakan media sosial perusahaan? Item apa yang Anda masukkan? Beri tahu kami di kolom komentar di bawah!