Cara Kerja Lacak Perubahan di Google Docs

Bagaimana-Untuk

OlehRyan Dube

Terakhir diperbarui saat14 September 2020

Banyak orang melihat Google Docs hanya sebagai alternatif Microsoft Word. Kebanyakan orang tidak menyadari betapa hebatnya itu sebagai alat pengeditan kolaboratif untuk tim.

Jika Anda mengetahui cara menggunakan perubahan lacak di Google Dokumen, Anda tidak perlu khawatir kehilangan perubahan pada dokumen Anda. Semua revisi secara otomatis disimpan dan dicatat secara default. Jika Anda merasa perlu meninjau atau memulihkan perubahan tersebut, melakukannya hanya dengan beberapa klik.

Dalam artikel ini, kami akan membahas cara kerja melacak perubahan di Google Dokumen dan cara menggunakannya secara efektif.

Gunakan Saran untuk Meninjau Perubahan

Salah satu cara teraman untuk mengedit atau merevisi dokumen di Google Docs adalah dengan mengubahnya Mengedit

mode ke Menyarankan mode. Caranya dengan memilih panah dropdown di kanan atas. Tanda panah akan berada di sebelah kata Mengedit atau Melihat, bergantung pada mode yang Anda gunakan.

Jika Anda tidak melihat opsi Menyarankan (atau Mengedit), Anda hanya memiliki izin Lihat di dokumen. Ini akan terjadi jika Anda bukan pemilik dokumen. Dalam kasus ini, Anda perlu meminta akses Edit.

Untuk melakukan ini, Anda harus melihat a Minta akses edit tombol di sebelah tombol Bagikan biru di sudut kanan atas jendela.

Setelah pemilik dokumen memberi Anda akses Edit, Anda akan dapat melihat menu tarik-turun Pengeditan.

Setelah Anda beralih ke mode Menyarankan, mulailah mengedit dokumen dan Anda akan melihat perubahannya muncul dengan teks lama yang telah Anda edit diganti sebagai teks coret.

Editor akan mengenali pendekatan pengeditan "markup" ini. Ini sangat cocok untuk pengeditan publikasi, atau untuk guru yang ingin mengoreksi makalah esai dengan cara di mana siswa dapat melihat semua koreksi yang telah dibuat.

Catatan Khusus tentang Menyarankan Pengeditan

Beberapa hal yang perlu diingat saat mengedit dalam mode Menyarankan. Jika Anda membagi paragraf menjadi dua, Anda akan melihat ruang muncul bersama dengan dua garis hijau paralel.

Baris teratas adalah bagian bawah paragraf lama. Garis bawah adalah bagian atas paragraf baru. Ruang di antara garis tersebut adalah ruang yang Anda tambahkan selama pengeditan.

Fitur bermanfaat lainnya dalam mode pengeditan adalah Google Docs akan menampilkan garis berlekuk biru di bawah kata-kata yang diidentifikasi sebagai salah eja. Jika Anda menyorot atau mengklik kata tersebut, koreksi akan disarankan dalam pop-up tepat di atasnya.

Anda memiliki opsi berikut saat ini muncul. Anda dapat memilih:

• Kata yang tepat untuk mengedit
• Ikon lingkaran X untuk mengabaikan saran
• ! ikon komentar untuk memberikan saran umpan balik otomatis kepada penulis
• Pilih tiga titik untuk melakukan pemeriksaan ejaan dan tata bahasa tambahan

Biasanya, Anda hanya perlu memilih kata yang benar dan melanjutkan.

Satu lagi fitur pengeditan mode Saran yang berguna adalah komentar umpan balik. Sorot kata atau paragraf yang ingin Anda beri masukan, dan ikon komentar kecil akan muncul di sebelah kanan pilihan itu.

Saat Anda memilih ini, jendela komentar baru akan muncul di margin kanan tempat Anda dapat menulis komentar atau saran kepada penulis asli.

Penulis dapat membalas salah satu pengeditan yang Anda sarankan atau komentar Anda dengan komentar mereka sendiri. Hal ini menjadi dialog yang berguna selama proses revisi dokumen.

Lihat Versi Google Dokumen Sebelumnya

Saat Anda mengedit dokumen, Google Documents secara teratur menyimpan pekerjaan Anda secara otomatis sehingga Anda tidak akan kehilangan apa pun.

Karena itu, Anda dapat dengan mudah melihat semua revisi yang disimpan itu. Untuk melakukannya, cukup pilih Mengajukan dari menu, pilih Riwayat versi dan pilih Lihat riwayat versi.

Ini akan menunjukkan kepada Anda semua revisi utama yang telah dilakukan pada dokumen (oleh siapa saja).

Revisi diatur menurut waktu dan dikelompokkan berdasarkan hari.

Anda dapat melihat revisi individu yang dibuat selama satu sesi pengeditan dengan memilih panah tarik-turun di sebelah kiri tanggal / waktu revisi itu. Diindentasi di bawah Anda akan melihat daftar semua revisi yang disimpan secara otomatis selama sesi pengeditan.

Setiap kali Anda memilih salah satu dari revisi sebelumnya, Anda akan melihat versi dokumen tersebut di panel dokumen besar di sebelah kiri.

Melihat versi memang berguna, tetapi bagaimana jika Anda ingin menyoroti atau menyimpan revisi tertentu? Anda juga bisa melakukannya.

Menyimpan Versi Google Dokumen Sebelumnya

Jika Anda tahu bahwa Anda baru saja menyelesaikan revisi besar suatu dokumen, Anda dapat menandai revisi tersebut dengan menamainya.

Untuk melakukan ini, ulangi proses di atas untuk melihat semua versi. Temukan revisi terbaru yang ingin Anda beri nama dan pilih tiga titik di sebelah kanan tanggal dan waktu tersebut. Anda akan melihat menu muncul di mana Anda dapat memilih Beri nama versi ini.

Tanggal dan waktu akan berubah menjadi bidang teks tempat Anda dapat mengetikkan nama untuk revisi itu.

Saat Anda selesai mengetik, cukup tekan Memasukkan dan nama baru akan tetap ada. Lain kali Anda menelusuri revisi spesifik tersebut, cukup pilih Hanya tampilkan versi bernama beralih di bagian atas daftar untuk mengaktifkannya. Itu hanya akan menampilkan semua revisi yang Anda beri nama dalam daftar revisi.

Bagaimana jika Anda benar-benar ingin membuat dokumen baru dari revisi lama? Anda juga bisa melakukannya.

Di menu tarik-turun di atas (saat Anda memilih tiga titik), pilih Buat salinan sebagai gantinya.

Ini akan membuka jendela baru tempat Anda dapat memberi nama revisi, pilih folder di Google Drive tempat Anda ingin menyimpannya, dan pilih baik.

Anda juga dapat mengaktifkan kotak centang untuk membagikan dokumen baru itu dengan orang yang sama, dan izin yang sama, seperti dokumen asli.

Setelah selesai, Anda akan memiliki dokumen baru berdasarkan versi yang baru saja Anda simpan.

Cara Memulihkan Versi Dokumen Lama

Saat Anda melihat versi lama dokumen, Anda dapat memulihkan versi itu kapan saja dengan memilih Pulihkan versi ini di bagian atas jendela.

Ini akan mengembalikan versi saat ini dari dokumen yang sedang Anda kerjakan kembali ke versi yang lebih lama.

Jangan khawatir jika Anda membuat kesalahan! Versi yang baru saja Anda ganti juga disimpan sebagai revisi sebelumnya, jadi jika Anda ingin beralih kembali, temukan saja revisi itu dan pulihkan kembali ke revisi itu.

Berurusan dengan perubahan trek di Google Dokumen tidak harus rumit. Faktanya, itu membuat pemulihan dari kesalahan besar jauh lebih mudah daripada kebanyakan aplikasi pengolah kata lain di luar sana.

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang menggunakan Google Docs, pastikan untuk membaca memulai dengan panduan Google Dokumen.

Ulasan

Apa itu Personal Capital? Review 2019 Termasuk Bagaimana Kami Menggunakannya untuk Mengelola Uang

Baik Anda pertama kali memulai dengan investasi atau seorang trader berpengalaman, Personal Capital memiliki sesuatu untuk semua orang. Berikut ini tampilan ...