Tingkatkan Alur Kerja Produktivitas Outlook Anda dengan Tips Ini

Untuk pemula atau pro, Microsoft Outlook menyertakan banyak fitur yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan produktivitas Anda. Berikut adalah beberapa tips penting untuk meningkatkan alur kerja dan produktivitas Anda menggunakan Outlook untuk Mac, Office 365, atau versi web.

Aturan Penyiapan

Aturan dapat membantu Anda mengotomatiskan pengelolaan pesan Anda, apakah itu memblokir Email Sampah atau memindahkan pesan tertentu ke folder. Misalnya, Anda dapat memindahkan semua pesan dari atasan Anda ke folder tertentu, sehingga Anda tidak akan melewatkannya. Dengan versi lengkap Outlook, Anda dapat membuat beberapa aturan yang cukup rumit.

Ini aturan sederhana tempat saya memindahkan pesan dari folder penerima. Pilih pesan dari penerima lalu klik Rumah tab lalu klik Aturan> Buat Aturan.

Centang kotak Dari penerima lalu periksa

Pindahkan item ke folder. " Pilih folder yang ada atau buat yang baru. Pilih dan klik OK. Anda dapat menjalankan aturan segera atau nanti. Ada aturan yang bisa Anda atur untuk menerima lansiran saat Anda menerima email dari penerima tertentu atau pesan dengan kata-kata tertentu. Periksa cara memindahkan pesan baru ke folder tertentu.

Juga, aturan lanjutan ditambahkan ke Outlook.com beberapa tahun yang lalu.

Gunakan Kategori Warna dan Bendera

Gunakan fitur Warna dan Kategori untuk membantu memprioritaskan dan fokus pada apa yang penting. Pilih pesan dan klik menu Kategorikan lalu pilih warna yang sesuai. Anda dapat menyesuaikan warna-warna ini dengan makna tertentu. Klik Kategori> Semua Kategori > pilih warna dan kemudian Ganti nama. Perintah keyboard juga dapat ditetapkan sehingga Anda dapat dengan cepat menandai pesan.

Bendera Tindak Lanjut juga dapat membantu Anda mengingat pesan yang perlu Anda lihat ketika Anda punya waktu. Ketika Anda menandai pesan email, pesan itu akan muncul di daftar tugas dan tugas Anda sehingga Anda dapat mengingatnya.

Jadwal Menggunakan Pengiriman Tertunda

Outlook memungkinkan Anda menunda pengiriman email ke waktu tertentu dalam sehari. Fitur ini berguna jika Anda tahu penerima tidak akan menerima pesan Anda sampai waktu yang ditentukan. Jika Anda mengetahui bahwa pengguna memeriksa email sekitar jam 3 pagi, buat pesan baru lalu klik Keterlambatan pengiriman tombol di bawah Pilihan. Buat modifikasi yang sesuai untuk opsi Pengiriman seperti Jangan mengirim sebelumnya tanggal dan waktu.

Buat Folder Pencarian

Folder pencarian adalah cara yang ampuh untuk melakukan triase pesan Anda dan membawa kewarasan ke kotak masuk Anda. Misalnya, Anda bisa buat folder pencarian untuk email yang ingin Anda tindak lanjuti, atau tandai pesan dari orang, grup, atau daftar tertentu.

Klik tautan Map tab lalu klik Folder Pencarian Baru lalu pilih jenis Folder Pencarian yang ingin Anda buat dari dalam salah satu grup. Pilih folder surat dan klik OK. Folder pencarian dibuat di Panel Navigasi. Pesan apa pun yang saya pilih untuk ditindaklanjuti akan tersedia di sana saat saya membutuhkannya.

Tetapkan Tingkat Filter Email Sampah

Junk Mail dapat memperlambat seberapa banyak email produktif yang bisa Anda dapatkan sepanjang hari. Menggunakan Outlooks Junk Mail Filter, Anda dapat meminimalkan dampaknya. Klik tab Beranda lalu klik menu Sampah di grup Hapus lalu klik Opsi Email Sampah.

Saya sarankan memulai dengan pengaturan Rendah terlebih dahulu dan lihat cara kerjanya untuk Anda. Jika pesan sampah terlalu agresif, maka Anda dapat pindah ke opsi yang lebih tinggi. Jika filter secara keliru menandai pesan penting, saya akan membiarkan opsi hapus secara permanen tidak dicentang.

Buat Cadangan file PST

Outlook adalah suatu sistem, dan itu bisa gagal juga. Mempertahankan cadangan yang sehat dari Folder Pribadi Anda dapat memastikan pemulihan yang lancar jika terjadi kerusakan, kegagalan sistem, atau masalah lain yang tidak terduga.

File Data Outlook (.pst) yang dibuat dengan menggunakan Outlook 2013 atau Outlook 2016 disimpan di komputer Anda di Folder Documents \ Outlook Files. Jika Anda memutakhirkan ke Outlook di PC atau Mac yang sudah memiliki file data yang dibuat di Outlook 2007 atau sebelumnya, file-file ini disimpan di lokasi yang berbeda di folder tersembunyi di C: \ Users \ user \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook.

File Data Outlook offline (.ost) juga disimpan di C: \ Users \ user \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook. Sebagian besar data tetap di server; namun, setiap item yang disimpan secara lokal harus didukung. Misalnya, Kalender, Kontak, Tugas, dan folder apa pun yang bertanda Lokal saja. Untuk lebih lanjut tentang membuat dan membuat cadangan folder PST, lihat artikel berikut:

• Cara Membuat Folder PST di Outlook 2016
• Buat Folder PST di Outlook 2013
• Apa Folder Outlook PST dan Bagaimana o Gunakan Mereka
• Perbaiki Folder PST yang Rusak di Outlook

Anda mungkin juga tertarik cara menemukan folder OLK sementara Outlook.

Menyiapkan Balasan Di Luar Kantor

Apakah Anda akan keluar dari kantor hampir sepanjang hari atau berlibur selama sebulan, mengatur balasan Di Luar Kantor dapat membuat kontak Anda tahu bahwa Anda tidak tersedia. Menggunakan Asisten Keluar Kantor akan mengurangi banyak kebisingan di kotak masuk Anda ketika mereka mencoba menghubungi Anda tanpa tanggapan segera. Ini juga akan mengurangi pekerjaan untuk membersihkan kotak masuk Anda ketika Anda kembali. Klik File> Info> Balasan Otomatis.

Pilih kotak radio Kirim Balasan Otomatis kemudian tentukan periode kapan Anda ingin pesan khusus ini dikirim. Anda juga dapat mengirim pesan ini ke kolega di dalam atau di luar organisasi.

Jika Anda menggunakan Outlook untuk iOS, ketuk Pengaturan, ketuk Server Exchange Anda lalu ketuk Balasan Otomatis. Beralih pada Balasan Otomatis dan ketik pesan yang dipersonalisasi.

Mengelola Notifikasi

Notifikasi desktop Outlook bisa membuat Anda kewalahan. Satu opsi yang Anda miliki adalah menonaktifkannya. Untuk membisukan mereka, klik kanan ikon Outlook di area Notifikasi pada Taskbar kemudian klik Show New Desktop Desktop Alert. Untuk versi Outlook yang lebih lama, lihat artikel kami di cara menonaktifkan lansiran desktop Outlook.

Tips Outlook Mobile

Jika Anda menggunakan Outlook versi seluler, berikut adalah beberapa kiat yang dapat Anda gunakan untuk tetap produktif saat bepergian.

Beralih antara Kalender Pribadi dan Kalender Kerja.

Ketuk tab Kalender lalu ketuk menu hamburger lalu ketuk Kalender Kerja atau Pribadi Anda.

Jadwalkan Panggilan Skype dengan Outlook untuk iOS

Ketuk Kalender, buat yang baru lalu masukkan nama untuk acara tersebut. Ketuk Orang, lalu tambahkan orang yang ingin Anda undang. Geser ke bawah dan aktifkan Panggilan Skype lalu ketuk tautan Panggilan Skype, masukkan deskripsi, lalu ketuk Selesai. Ketuk Simpan untuk menyelesaikan.

Kirim Ketersediaan

Buat pesan baru dan ketuk Acara Kalender.

Ketuk kirim ketersediaan, pilih waktu yang sesuai, lalu Selesai.

Kirim pesan Anda.

Pembaruan terbaru untuk Outlook 2016 untuk Mac menambahkan beberapa fitur baru. Periksa artikel kami untuk lebih lanjut informasi tentang bagaimana Anda dapat memanfaatkan fitur-fitur baru tersebut. Juga, periksa artikel kami dengan a daftar perintah keyboard Outlook untuk pengguna Mac.