Cara Membuat Email Massal yang Dipersonalisasi Menggunakan Penggabungan Surat untuk Gmail

Bagaimana-Untuk

OlehLori Kaufman

Terakhir diperbarui saat14 November 2017

Apakah Anda harus mengirim email yang sama ke banyak orang dengan konten yang dipersonalisasi untuk masing-masing? Mungkin Anda ingin menyapa setiap penerima dengan nama mereka, menggunakan alamat surat mereka, atau memasukkan nomor keanggotaan mereka.

Gabungan surat adalah fitur yang memungkinkan Anda membuat banyak salinan surat dan email untuk dikirim ke kontak Anda. Setiap surat atau email dapat menyertakan konten standar dan yang dipersonalisasi khusus. Informasi yang Anda gunakan untuk menyesuaikan setiap huruf atau email diambil dari sumber data Anda seperti daftar kontak.

Jika Anda menggunakan Gmail sebagai klien email utama Anda, tidak ada fitur gabungan surat bawaan. Namun, ada add-on penggabungan surat yang tersedia untuk Google Sheets yang tertaut dengan akun Gmail Anda. Kami akan menunjukkan cara menggunakan

Gabungan Surat untuk Gmail dengan Lampiran add-on untuk mempersonalisasi kumpulan email yang sama dan mengirimkannya.

Instal Gabungan Surat untuk Gmail dengan Add-on Lampiran

Sebelum menginstal dan menggunakan add-on Gabungan Surat, masuk ke akun Gmail yang ingin Anda gunakan.

Kemudian, instal add-on Penggabungan Mail untuk Google Sheets.

Klik Terus di Mari kita mulai kotak dialog untuk memberi izin add-on Penggabungan Surat untuk dijalankan.

Berbagai izin yang diperlukan oleh add-on terdaftar. Klik Mengizinkan untuk memberi izin add-on Penggabungan Surat untuk mengakses akun Gmail Anda.

Itu Gabungan Surat - Panduan Memulai menampilkan. Klik tautan X untuk menutup kotak dialog.

Buat Templat Gabung

Pengaya Gabungan Surat membuka yang baru Spreadsheet tanpa judul di Google Sheets pada tab baru.

Pergi ke Add-on> Gabung Surat dengan Lampiran> Buat Template Gabung.

Templat gabungan surat kosong dibuat di Spreadsheet tanpa judul, mengandung kolom wajib, seperti Nama depan, Nama keluarga, dan Alamat email.

Impor atau Masukkan Kontak Anda

Sekarang, Anda perlu menambahkan kontak yang ingin Anda gunakan ke spreadsheet ini. Untuk melakukannya, buka Pengaya> Penggabungan Surat dengan Lampiran> Impor Kontak Google.

Mengimpor kontak Anda adalah cara tercepat untuk menambahkannya. Tetapi Anda juga dapat secara manual memasukkan informasi untuk penerima ke dalam spreadsheet.

Jika Anda memiliki grup penerima tertentu yang Anda kirimi email batch, Anda mungkin ingin membuat grup di Kontak Google Anda.

Pilih grup yang berisi alamat email yang ingin Anda gunakan dari daftar drop-down dan klik Impor Kontak. Kotak dialog tidak menutup secara otomatis, jadi klik X di sudut kanan atas kotak dialog.

Tambahkan Lampiran untuk Kontak

Salah satu item yang dapat Anda sesuaikan di setiap email adalah lampiran. Anda dapat melampirkan file yang berbeda untuk setiap email menggunakan tautan ke file di akun Google Drive Anda.

Untuk melakukan ini, buka tab baru dan masuk ke Google Drive. Kemudian, unggah file yang ingin Anda lampirkan ke email. Anda dapat menyeret file ke jendela browser untuk mengunggahnya.

Selanjutnya, klik kanan pada file yang diunggah dan klik Dapatkan tautan yang dapat dibagikan.

Pada kotak dialog sembulan, pastikan Tautkan berbagi pada slider aktif (hijau).

Jika berbagi tautan sudah aktif, URL secara otomatis disalin ketika Anda memilih Dapatkan tautan yang dapat dibagikan. Jika Anda tidak melihat pesan yang mengatakan tautan itu disalin ke clipboard, pilih URL pada kotak dialog dan salin.

Kembali ke spreadsheet Gabungan Surat dan tempel URL ke dalam Lampiran File kolom untuk orang yang ingin Anda kirimi file ini. Anda dapat mengirim file berbeda ke setiap kontak dalam daftar Anda.

Anda juga dapat menyertakan URL lampiran file multipel, dipisahkan dengan koma.

Jadwalkan Tanggal dan Waktu untuk Mengirim Email

Kolom Data Terjadwal memungkinkan Anda menentukan tanggal dan waktu untuk mengirim email, yang bisa berbeda untuk setiap orang.

Untuk menjadwalkan email, masukkan tanggal dan waktu yang diinginkan, menggunakan format dd / mm / yyy hh: mm, di kolom Tanggal Terjadwal untuk kontak yang diinginkan.

Untuk mengirim email segera setelah diatur, biarkan sel di kolom Tanggal Terjadwal kosong.

Tambahkan Konten Kustom

Selain bidang standar yang disertakan dalam templat gabungan surat, Anda bisa menambahkan bidang khusus lainnya. Mungkin Anda ingin menambahkan informasi seperti alamat email dan nomor keanggotaan masing-masing penerima. Anda dapat menambahkan kolom ke spreadsheet untuk menyimpan informasi itu.

Sebagai contoh kita, kita akan menambahkan sesuatu yang sederhana. Di setiap email, kami ingin menggunakan nama belakang penerima yang didahului dengan judul mereka (Tn., Nona, atau Ny.). Jadi, kami akan menambahkan Judul kolom.

Untuk menambahkan kolom ke spreadsheet gabungan surat, gerakkan tetikus Anda di atas judul kolom dari kolom yang terakhir diisi. Klik tombol panah ke bawah yang muncul dan kemudian klik Masukkan 1 tepat.

Klik di sel header biru dan ubah nama kolom menjadi nama yang sesuai. Anda akan menggunakan nama ini dalam konsep email Anda di Gmail untuk memasukkan nilainya ke setiap email nanti.

Lalu, masukkan nilai yang sesuai untuk setiap kontak dalam sel di bawah nama kolom.

Buat Konsep Email di Gmail

Sekarang, saatnya membuat konsep email yang ingin Anda kirim ke kontak di spreadsheet gabungan surat Anda dan menggunakan bidang variabel untuk menyesuaikan setiap email.

Buka tab baru dan masuk ke alamat Gmail yang sama yang Anda gunakan untuk spreadsheet gabungan surat. Buat email baru dan ketikkan subjek dan isi pesan email tersebut. Anda juga dapat menambahkan pemformatan teks kaya dan gambar sebaris dalam konsep email Anda.

Untuk memasukkan bidang variabel dalam email, seperti Judul dan Nama keluarga, masukkan nama bidang menggunakan {{nama bidang}} notasi. Sebagai contoh, kami menambahkan {{Judul}} {{Nama Belakang}} ke email kami. Anda juga bisa menambahkan bidang variabel ke baris subjek. Jika Anda telah menambahkan URL lampiran file ke spreadsheet gabungan surat, Anda tidak perlu menambahkan bidang variabel itu ke email. Mereka akan secara otomatis dimasukkan dalam email.

JANGAN klik Kirim.

Konfigurasikan Gabungan Surat

Kembali ke spreadsheet gabungan surat dan buka Add-on> Gabungan Surat dengan Lampiran> Konfigurasikan Gabungan Surat.

Masukkan informasi untuk pesan email, seperti Nama Lengkap Pengirim, Alamat CC, dan Alamat BCC. Jika Alamat Email Pengirim berbeda dari alamat Gmail tempat Anda masuk, pilih alamat email dari daftar turun bawah. Alamat email yang masuk juga digunakan sebagai alamat Balas ke Alamat, tetapi Anda dapat mengubahnya.

Klik Terus.

Kirim Email Tes

Pilih Gunakan pesan konsep Gmail yang ada sebagai templat dari daftar drop-down pertama. Kemudian, pilih konsep yang ingin Anda gunakan dari menu Pilih Gmail Draft daftar drop-down.

Merupakan ide bagus untuk menguji gabungan surat Anda, jadi klik Kirim Email Tes.

Anda akan menerima email percobaan di akun yang Anda masuki seperti pada spreadsheet gabungan surat. Nilai-nilai bidang variabel dari kontak pertama dalam daftar yang diimpor digunakan. URL lampiran file apa pun yang Anda tambahkan ditambahkan ke bagian bawah pesan. Anda dapat mengunduh file dari tautan atau menyimpan file ke akun Google Drive Anda.

Jalankan Penggabungan Surat

Kembali ke spreadsheet gabungan surat dan klik Jalankan Penggabungan Surat untuk mulai mengirim email. Jika Anda menambahkan tanggal dan waktu ke Tanggal Terjadwal kolom untuk setiap atau semua kontak, email akan dikirim kemudian. Email ke kontak tanpa tanggal dan waktu yang dijadwalkan akan segera dikirim.

Setelah penggabungan surat selesai, klik Selesai.

Ganti nama Spreadsheet Gabungan Surat

Spreadsheet gabungan surat secara otomatis disimpan sebagai nama default Spreadsheet tanpa judul. Jika Anda ingin menggunakan spreadsheet ini lagi, Anda mungkin ingin memberikannya nama yang lebih baik.

Untuk mengubah nama spreadsheet gabungan surat, klik pada nama di sudut kiri atas spreadsheet.

Ketikkan nama baru. Nama baru ini ditampilkan di spreadsheet.

Nama baru yang Anda masukkan juga digunakan sebagai nama file di akun Google Drive Anda. Sekarang, Anda bisa menggunakan gabungan surat ini lagi dan mengubahnya sesuai kebutuhan.

Gabungan surat juga tersedia sebagai fitur bawaan di Word untuk Windows, Word untuk Mac, dan Outlook 2013 atau 2016 di Windows.

Apakah Anda menggunakan gabungan surat? Sudahkah Anda menemukan cara lain untuk dilakukan surat bergabung di Gmail, atau cara yang harus dilakukan surat bergabung dengan layanan email lainnya? Beri tahu kami pengalaman Anda dalam komentar.