Bagaimana cara menyimpan Excel Spreadsheet sebagai PDF

Bagaimana-Untuk

OlehBen Stockton

Terakhir diperbarui saat15 April 2020

Meskipun file tertentu dapat dengan mudah dikonversi ke format lain, itu tidak berlaku untuk file Excel. Selagi bisa embed data Excel di tempat lain, ini bukan format yang dapat dikonversi dengan baik ke format dokumen lain seperti PDF.

Ini sebagian besar karena pemformatan. File Excel, dengan struktur kotak selnya, harus diatur sedemikian rupa sehingga memungkinkan data disajikan tanpa kehilangan tata letaknya. Untuk menyimpan spreadsheet Excel sebagai PDF, inilah yang perlu Anda lakukan.

Mengatur Tata Letak Halaman dan Desain di Excel

Meskipun tata letak dan margin halaman biasanya tidak terlihat di Excel, mereka ada. Karena PDF adalah format dokumen yang menampilkan konten di seluruh halaman, penting untuk memastikan bahwa data Excel Anda dapat dengan mudah ditampilkan tanpa tata letak yang rusak.

Itulah sebabnya mengubah tata letak halaman di Excel adalah hal pertama yang perlu Anda lakukan sebelum Anda dapat menyimpannya sebagai file PDF. Untuk memulai, buka Excel spreadsheet Anda dan tekan 

Tata letak halaman tab pada bilah pita.

Dari sini, Anda dapat menentukan margin halaman, orientasi, ukuran, dan area cetak secara keseluruhan. Keempat elemen dapat memengaruhi bagaimana file Excel Anda ditampilkan ketika dikonversi ke PDF.

Sementara margin halaman default harus dapat diterima, tekan Margin tombol dan pilih salah satu opsi yang tersedia di menu drop-down jika Anda ingin mengubahnya. Anda dapat melakukan ini jika Anda ingin lebih sedikit (atau lebih) ruang putih di sekitar tepi data Anda.

Secara default, Excel diatur ke a Potret orientasi halaman. Jika Anda memiliki banyak kolom, Anda dapat mengubahnya Pemandangan sebagai gantinya.

Anda dapat melakukannya dengan menekan tombol Orientasi tombol dan memilih salah satu opsi yang tersedia.

Ukuran halaman akan memiliki dampak terbesar pada seberapa banyak data Excel yang dapat Anda masukkan ke dalam satu halaman. Ini didasarkan pada ukuran kertas fisik khas.

tekan Ukuran tombol dan pilih salah satu ukuran halaman dari menu drop-d0wn. A4 direkomendasikan dalam kebanyakan kasus sebagai ukuran umum untuk memungkinkan pencetakan.

Pengaturan Opsi Cetak File Excel

Kapan kamu pilih area cetak di Excel, Anda menentukan sel yang ingin Anda cetak. Pengaturan ini juga memungkinkan Anda untuk memilih data yang ingin Anda simpan ke file PDF Anda jika Anda memilih untuk mencetak ke file PDF secara langsung.

Pilih kolom dan baris yang ingin Anda lihat dalam file PDF Anda menggunakan mouse Anda. Dengan data yang dipilih, klik Tata Letak Halaman> Area Cetak> Atur Area Cetak.

Jika Anda memiliki sejumlah besar data di area cetak Anda (misalnya, dengan sejumlah besar baris atau kolom), Anda dapat mengubah berapa banyak dari mereka muncul pada satu halaman.

Pilih sejumlah baris atau kolom dalam area cetak Anda, lalu atur Lebar atau Tinggi opsi di bawah Tata Letak Halaman> Scale to Fit bagian ke 1 halaman. Anda juga dapat mengubah persentase skala keseluruhan (jumlah ruang yang akan digunakan area cetak untuk mengisi halaman) menggunakan Skala kotak opsi yang disediakan.

Anda juga dapat membuat perubahan lebih lanjut pada tata letak Excel terakhir Anda dengan menekan Ubin cetak tombol.

Dalam Pengaturan halaman Windows, ubah salah satu opsi yang tersedia yang tercantum di bawah Mencetak dan Judul Cetak bagian. Setiap perubahan yang Anda lakukan akan ditambahkan ke dokumen final, dikonversi ke dokumen PDF Anda.

Mengonversi File Excel ke PDF

Ada dua cara Anda dapat mengonversi file Excel ke PDF.

Yang pertama adalah menyimpannya sebagai file PDF secara langsung — untuk melakukan ini, tekan File> Simpan Sebagai dan memastikan bahwa PDF dipilih di bawah Simpan sebagai tipe menu drop down. tekan Menyimpan setelah Anda siap.

Pengguna Windows juga dapat mencetak ke file PDF, menyimpan output printer ke file daripada mencetaknya. Ini akan menerapkan banyak opsi cetak di atas untuk file Anda dan akan menggunakan area cetak yang Anda atur. Ini adalah opsi yang baik jika Anda hanya ingin menyimpan beberapa data Excel Anda ke file PDF.

Untuk melakukan ini, tekan File> Cetak dan pilih Microsoft Cetak ke PDF dari daftar printer. tekan Mencetak setelah Anda siap.

Dalam Simpan Hasil Cetak Sebagai jendela yang muncul, pilih tempat untuk menyimpan file Anda, beri nama file, lalu tekan Menyimpan untuk menyimpan file.

Menggunakan Data Excel Di Tempat Lain

Menyimpan spreadsheet Excel sebagai PDF adalah salah satu cara untuk menggunakan data Excel Anda dalam format lain. Mudah masukkan data Excel ke dalam PowerPoint, serta mengekspornya ke perangkat lunak Office lainnya seperti Word.

Anda mungkin juga bisa salin dan tempel data Excel ke dalam file dan perangkat lunak lain tanpa kehilangan formatnya, meskipun jarak tempuh Anda mungkin berbeda.

Ulasan

Apa itu Modal Pribadi? Ulasan 2019 Termasuk Bagaimana Kita Menggunakannya untuk Mengelola Uang

Apakah Anda pertama kali memulai dengan berinvestasi atau menjadi pedagang berpengalaman, Personal Capital memiliki sesuatu untuk semua orang. Berikut ini adalah ...